Autorisatieflows: je klant keurt goed, je kantoor houdt controle
Met autorisatieflows in TriFact365 maak je per klantadministratie een flow op maat: wie autoriseert, controleert en procureert, in maximaal vijf fases, passend bij de werkwijze van je kantoor en je klant. Elke stap staat in de audit trail.
Besluit bij de juiste persoon
Niet meer per mail navragen of een factuur betaald mag worden.
Je klant autoriseert zelf, in TriFact365.
Vier-ogenprincipe op journaalposten
Geen journaalpost meer die maar door één paar ogen is gezien.
Een senior procureert wat een junior heeft gecontroleerd.
Aantoonbaar akkoord
Geen discussie achteraf over wie wat heeft goedgekeurd.
Elke stap staat in de audit trail, naast het originele document.
Wat is een autorisatieflow?
Een autorisatieflow is de vaste route die een factuur volgt voordat hij wordt verwerkt of betaald: wie keurt goed, in welke volgorde, en wie geeft het laatste akkoord. Elke stap wordt vastgelegd.
Deze pagina gaat over autorisatieflows tussen kantoor en klant. Hoe workflows werken voor een bedrijf met eigen goedkeurders, lees je bij facturen autoriseren.
Welke autorisatieflows gebruiken kantoren?
Per klantadministratie maak je een flow op maat, passend bij de werkwijze van je kantoor, je klant of allebei. Dit zijn drie inrichtingen die we in de praktijk vaak zien.
Klant keurt goed vóór betaling
Voor klanten die zelf willen beslissen wat er betaald wordt.
Vier-ogenprincipe binnen het kantoor
Voor kwaliteitscontrole op je eigen werk, zonder klant in de flow.
Twee procuraties: kantoor én directie
Het kantoor valideert de journaalpost, de directie van de klant geeft daarna akkoord op de betaling.
Hoe werken autorisatieflows voor kantoren?
Elke klantadministratie krijgt de flow die bij die klant past. Je kantoor ziet in één overzicht waar elke factuur staat.
Per klant een flow op maat
Klant en kantoor, alleen het kantoor of meer stappen: tot vijf fases na elkaar, per klantadministratie ingericht.
Alvast inboeken, betaling geblokkeerd
Per administratie kies je: boeken na procuratie, of alvast inboeken met een blokkade voor betaling. Hoe die blokkade werkt, verschilt per boekhoudpakket.
Ook voor bonnen van je klant
Bonnen van je klant kunnen dezelfde flow volgen als facturen, per klantadministratie.
Akkoord naast het origineel, vastgelegd in de audit trail
Wie goedkeurt, ziet het originele document erbij en kan een opmerking achterlaten. Elke stap staat in de historie, en goedkeurders krijgen desgewenst een e-mailherinnering. Hoe goedkeuringsroutes in het algemeen werken, lees je bij facturen autoriseren.
Hoe pas je het vier-ogenprincipe toe op journaalposten?
Het vier-ogenprincipe betekent dat een tweede persoon het werk van de eerste controleert voordat het definitief wordt. Kantoren gebruiken procureren daarvoor ook intern, zonder klant in de flow.
Zo houd je de kwaliteit vast als juniors meer werk overnemen, en kun je achteraf laten zien wie wat heeft gecontroleerd.
Goedkeuren in TriFact365, betalen in het pakket
In TriFact365
Autoriseren, controleren en procureren. Een klant die alleen goedkeurt, heeft daarvoor geen boekhoudpakketaccount nodig.
In het boekhoudpakket
De journaalpost na akkoord, en de betaalbatch die je klant klaarzet. Met inboeken voor procuratie blijft een factuur geblokkeerd voor betaling tot het akkoord, als het pakket dat ondersteunt.
Wat goed samengaat met autorisatieflows
Autorisatieflows werken het best als de rest van de pre-accounting ook in TriFact365 zit.
Vertrouwd door 500+ accountants- en administratiekantoren
Veelgestelde vragen over autorisatieflows
Autoriseren gebeurt vóór het controleren: je keurt de factuur zelf goed of af. Procureren gebeurt ná het controleren: je keurt het uiteindelijke boekingsvoorstel goed of af, waarna de journaalpost naar het boekhoudpakket gaat.
Ja. Goedkeuringsroutes werken voor facturen en bonnen. Andere documenten, zoals statuten in het klantdossier, gaan niet door een flow.
Ja. Je kunt een flow inrichten zonder klant, bijvoorbeeld een medewerker die controleert en een senior die procureert. Dat is het vier-ogenprincipe op je eigen werk.
Autorisatieflows zitten in Plus voor kantoren
Plus voor kantoren kost € 39 per maand en bevat workflows, autorisatie- en procuratiemanagement en automatische e-mailherinneringen. Voor je klantadministraties kies je tussen variabel en vast.