Digitaal klantdossier: alle documenten van je klanten op één plek
Klantdocumenten nog in losse mappen of aparte software? Op dezelfde plek waar je klanten hun facturen aanleveren, verzamel je ook statuten, KvK-uittreksels en jaarrekeningen, per klantadministratie.
Wat is een digitaal klantdossier?
Een digitaal klantdossier is de plek waar een kantoor de vaste documenten van een klant bewaart, zoals statuten, het KvK-uittreksel, de UBO-registratie en de jaarrekening. Zo heb je ze bij de hand bij een vraag, een controle of de jaarafsluiting.
In TriFact365 is dat een lichte vorm van documentbeheer naast de administratie, geen volledig documentmanagementsysteem. Hoe documentbeheer werkt, lees je bij de Document Hub.
Klantdossier per administratie
Niet meer zoeken naar statuten in een gedeelde map of de jaarrekening in een mail.
Statuten, KvK-uittreksel en jaarstukken bij de juiste klantadministratie.
Eén manier van werken
Geen losse mails met vaste stukken meer die jij zelf moet opslaan en ordenen.
Facturen, bonnen en klantstukken via hetzelfde klantportaal, voor elke klant.
Alles-in-één pre-accounting
Geen aparte dossiersoftware, met extra logins en nog een plek om te zoeken.
Document management zit in elk TriFact365-abonnement voor accountants.
Hoe werkt een digitaal klantdossier in TriFact365?
Je klant levert vaste documenten aan in de portal, jij vindt ze terug per klant en type. In dezelfde omgeving als de facturen.
Je klant levert aan
Je klant uploadt het document in de portal en kiest het type. Heb je een stapel stukken, dan mail je die vanaf de scanner: TriFact365 biedt hem direct aan om te splitsen.
Welke documenten horen in een klantdossier?
Statuten, KvK-uittreksel, jaarrekening en aangiftes. TriFact365 kent 55 documenttypen in acht categorieën; bekijk alle documenttypen in de Document Hub.
Zoeken over al je klanten
In Alle ontvangen documenten filter je op administratie en type, voor al je klanten tegelijk.
Jij bepaalt typen en toegang
Je zet aan welke typen klanten kiezen. Inzien kan iedere gebruiker met beheerdersrechten; wie dat is, bepaal jij.
Heb je nog een aparte dossieroplossing nodig?
Dit regel je in TriFact365
Vaste klantdocumenten laten aanleveren, per klant en type ordenen en als pdf terugvinden, naast de facturen.
Dit zit er (nog) niet in
Versiebeheer en documentworkflows; daarvoor past een volledig DMS beter. Verwerkte stukken bewaar je in het digitaal archief.
Onderdeel van je pre-accounting
Het klantdossier staat naast alles wat je klant al aanlevert. Daarmee wordt TriFact365 meer dan factuurherkenning: één omgeving tussen je klant en het boekhoudpakket.
Vertrouwd door 500+ accountants- en administratiekantoren
Veelgestelde vragen
Pdf, Word (doc, docx), Excel (xls, xlsx) en afbeeldingen (bmp, gif, jpg, jpeg, png, tif, tiff), tot 20 MB per bestand. Bij het uploaden kiest je klant de administratie en het type document.
Iedere gebruiker met beheerdersrechten in TriFact365. Wie die rechten krijgt, bepaalt je kantoor zelf of in overleg met de klant. Beheerders zien in Alle ontvangen documenten de documenten van alle administraties waarin ze werken en filteren op administratie en type.
Ja. Bij het uploaden kies je of het document gesplitst moet worden. Een stapel die je rechtstreeks vanaf de scanner naar TriFact365 mailt, wordt direct aangeboden om te splitsen. Zo komt elk klantstuk als los document in het dossier.
Document management zit in elk abonnement, ook in de abonnementen voor kantoren. Je betaalt het vaste maandbedrag en een bedrag per document. Bekijk de tarieven voor kantoren.
Document management zit in elk abonnement
Ook in de abonnementen voor kantoren. Je betaalt het vaste maandbedrag en een bedrag per document.