Facturen uploaden naar TriFact365 kan op vier manieren: papieren facturen scannen en e-mailen, handmatig uploaden in de portal, automatisch doorsturen per e-mail, en bonnetjes via de mobiele app. Zie je op tegen de berg facturen die je gestroomlijnd moet aanleveren? Dat hoeft niet, want elke methode is snel en eenvoudig. Hieronder lopen we ze een voor een langs.
Inhoudsopgave
1. Papieren facturen scannen en e-mailen
Een stapel papieren facturen structureer je eenvoudig door ze in te scannen en naar TriFact365 te sturen. Elke administratie heeft een uniek e-mailadres waar je facturen naartoe stuurt. Gescande facturen komen, in bulk of los, automatisch beschikbaar in de portal. Voordat je ze verwerkt, kun je de boekingsstukken nog splitsen of samenvoegen.
2. Uploaden in de portal
Facturen die op je pc staan, upload je handmatig in de portal. Met een paar muisklikken selecteer je de gewenste bestanden, die daarna direct in de werkstroom terechtkomen. Zo lever je lokaal opgeslagen facturen snel aan.
3. Automatische e-mailaanlevering
Facturen die per e-mail binnenkomen, laat je automatisch doorsturen naar TriFact365. Stel in je e-mailprogramma in dat berichten van bepaalde afzenders naar het unieke TriFact365-adres gaan. Laat leveranciers bij voorkeur mailen naar een eigen adres, zoals facturen@mijnbedrijf.nl, dan houd je grip op je factuurstroom. In het onderwerp kun je zelfs aangeven of het om een inkoop- of verkoopfactuur gaat.
4. Bonnetjes via de mobiele app
Geen administratie is compleet zonder bonnetjes. Met de mobiele app maak je altijd en overal een foto van een bon. Zo raak je niets meer kwijt en is de bon meteen gedigitaliseerd. Handig voor onderweg, en het scheelt je later zoekwerk.
En e-facturen via Peppol?
Naast deze vier manieren kun je met TriFact365 ook e-facturen ontvangen via Peppol. Via een eigen Peppol-ID komen inkomende e-facturen rechtstreeks binnen, klaar om verwerkt te worden. Met e-facturatie op de opmars is dat een steeds handiger aanvulling op het scannen en mailen.
Veelgestelde vragen
Dat kan op vier manieren: papieren facturen scannen en e-mailen naar je unieke adres, handmatig uploaden in de portal, e-mails automatisch laten doorsturen, en bonnetjes fotograferen met de mobiele app. Daarnaast kun je e-facturen via Peppol ontvangen.
Ja. Je scant de papieren facturen en stuurt ze naar het unieke e-mailadres van je administratie. Ze komen automatisch in de portal, waar je ze eventueel nog kunt splitsen of samenvoegen.
Ja. Met de mobiele app van TriFact365 fotografeer je bonnetjes onderweg, zodat ze meteen gedigitaliseerd zijn en niet kwijtraken. Ze komen daarna in je administratie terecht.
Ja. TriFact365 heeft een eigen Peppol-ID, waarmee je inkomende e-facturen rechtstreeks ontvangt. Die worden vervolgens herkend en klaargezet voor verwerking, net als geüploade facturen.
TriFact365 herkent de factuur met AI en zet een boekingsvoorstel klaar. Na jouw controle gaat de boeking via de koppeling naar je boekhoudpakket. Zo hoef je niets meer over te typen.
Tot slot
Of je nu scant, mailt, uploadt of fotografeert: facturen aanleveren bij TriFact365 kost weinig moeite. Schoenendozen vol bonnetjes bij de accountant afleveren is verleden tijd. Kies de manier die bij je past en laat de software het zware werk doen.
