No hands accounting is boekhouden waarbij software het repetitieve werk overneemt: facturen en bonnen komen binnen, worden herkend en staan als boekingsvoorstel klaar, met zo min mogelijk handmatige invoer. De term is bekend geworden via Exact, dat hem gebruikt voor de geautomatiseerde verwerking binnen Exact Online.
Hieronder lees je wat het inhoudt, wat Exact Online er zelf voor biedt, waar gebruikers in de praktijk tegenaan lopen en hoe je het opzet. Want handenvrij klinkt absoluut, en dat is het nooit helemaal: er blijft altijd een controlemoment.
Inhoudsopgave
Wat is no hands accounting?
No hands accounting, letterlijk boeken zonder handen, betekent dat de routinehandelingen in de administratie door software gebeuren in plaats van door een medewerker. Documenten verzamelen, gegevens uitlezen, een boeking voorstellen en archiveren: dat is het deel dat zich laat automatiseren. Beoordelen of een factuur klopt, blijft mensenwerk.
Je komt hetzelfde idee tegen onder andere namen. Robotic accounting is de bredere, merkonafhankelijke term, en pre-accounting beschrijft specifiek het voortraject: alles wat er gebeurt vóórdat de boeking in je boekhoudpakket staat.
No hands accounting in Exact Online
Exact gebruikt no hands accounting als naam voor de geautomatiseerde verwerking rond Exact Online. Daaronder vallen de scanservice die facturen uitleest, het ontvangen van e-facturen via Peppol en UBL, goedkeuringsflows voor de controle, en het automatisch verwerken tot een boeking. In elk Exact Online-abonnement zijn drie automatisch verwerkte documenten per maand inbegrepen; wil je er meer, dan activeer je een bundel en betaal je 39 cent per document binnen die bundel en 50 cent daarbuiten.
Zoek je op no hands accounting, dan zoek je dus in de praktijk naar geautomatiseerde factuurverwerking voor Exact Online. De actuele voorwaarden en tarieven staan op de prijzenpagina van Exact; die is daarvoor leidend.
Waar je in de praktijk tegenaan loopt
Bij eenvoudige facturen en kleine aantallen werkt een standaardoplossing prima. Zodra het volume oploopt of de facturen complexer worden, komen er drie dingen terug.
- Herkenning op kopniveau. Blijft de uitlezing bij leverancier, datum en totaalbedrag, dan splits je zelf uit naar grootboekrekening, btw-code en kostenplaats. Bij een factuur met meerdere btw-tarieven of kostenplaatsen is dat het meeste werk.
- Wachten op verwerking. Verloopt de verwerking in batches, dan staat een factuur soms nog in de rij op het moment dat je hem nodig hebt.
- De kosten per document. Drie documenten per maand is snel bereikt. Daarboven telt elk document mee, en bij enkele honderden per maand wordt dat een post op zich.
Daar komt bij dat handenvrij nooit helemaal handenvrij is. Iemand moet beoordelen of de geleverde prestatie klopt en of de uitgave mag. Volledig boeken zonder enige controle klinkt aantrekkelijk, maar je levert er je grip mee in.
In 3 stappen aan de slag
1. Aanleveren van facturen
Automatiseren begint bij de aanlevering. In TriFact365 krijgt elke administratie een uniek e-mailadres waar facturen naartoe worden gemaild. Door e-mails automatisch te laten doorsturen, stroomlijn je die eerste stap. Bonnen leveren medewerkers aan met de mobiele app, e-facturen komen binnen via Peppol.
2. Een tussenstap in de aanlevering
We adviseren altijd om een mailbox tussen de leverancier en de administratie te zetten. Zo houd je overzicht en de mogelijkheid tot volledigheidscontrole. Met regels in die mailbox stuur je facturen van leverancier A automatisch naar administratie A en die van leverancier B naar administratie B.
3. Inboeken van de factuur
Zodra een factuur binnenkomt, wordt hij herkend en als boekingsvoorstel klaargezet. Na jouw akkoord gaat dat voorstel realtime door naar je boekhoudpakket. Welke routes er zijn om een inkoopfactuur in Exact Online te krijgen, zetten we in een apart artikel naast elkaar. Bij UBL-facturen is de data al gestructureerd, waardoor er minder te corrigeren valt. Werk je met fiatteren, dan helpen automatische e-mailherinneringen om facturen op tijd te laten goedkeuren.
No hands accounting met TriFact365
TriFact365 is officieel partner van Exact Online en gespecialiseerd in pre-accounting software: de laag die het voortraject van de boekhouding regelt. Jaarlijks verwerken we meer dan 10 miljoen facturen en bonnetjes, voor 28.000 administraties en ruim 500 accountancy- en boekhoudkantoren. We vervangen Exact Online niet, we breiden het uit.
| Waar je op let | Standaard in Exact Online | Met TriFact365 ervoor |
|---|---|---|
| Herkenning | Vooral kopgegevens | Per factuurregel, met grootboekrekening en btw-code |
| Verwerking | Kan in de wachtrij staan | Realtime, doorgaans binnen seconden |
| Goedkeuring | Goedkeuringsflows vanaf de Plus-editie | Autorisatieschema’s met fases en procuratie |
| Kosten per document | € 0,39 binnen de bundel, € 0,50 erbuiten | € 0,18 |
Veelgestelde vragen
No hands accounting is boekhouden waarbij software het repetitieve werk overneemt, met minimale handmatige invoer. Facturen worden verzameld, herkend en als boekingsvoorstel klaargezet. De term is bekend geworden via Exact, dat hem gebruikt voor de geautomatiseerde verwerking rond Exact Online.
Inhoudelijk weinig. Robotic accounting is de bredere, merkonafhankelijke term voor het automatiseren van routinewerk in de boekhouding. No hands accounting is de naam die via Exact bekend is geworden en wordt vooral gebruikt in combinatie met Exact Online.
In elk Exact Online-abonnement zijn drie automatisch verwerkte documenten per maand inbegrepen. Daarboven activeer je een bundel en betaal je 39 cent per document binnen de bundel en 50 cent daarbuiten. Bij TriFact365 kost een verwerkt document 18 cent.
Ja. De software verzamelt, herkent en stelt een boeking voor, maar iemand beoordeelt of de factuur klopt en of de uitgave mag. Volledig boeken zonder enige controle ondersteunt TriFact365 bewust niet.
Begin bij de aanlevering: laat facturen digitaal binnenkomen via een uniek e-mailadres, met een tussenmailbox voor het overzicht. Daarna herkent de software de facturen en zet ze als boekingsvoorstel klaar. Inrichten kost doorgaans een kwartier.
Ja. Het principe staat los van het pakket. TriFact365 koppelt met negen boekhoudpakketten, waaronder Exact Online, AFAS, Twinfield en SnelStart, met dezelfde werkwijze per administratie.
Tot slot
No hands accounting geeft ondernemers en accountants wat ze willen: minder routinewerk en meer tijd voor het werk dat telt. Volledig handenvrij wordt het niet, en dat is maar goed ook. Waar het wél om draait is hoe weinig er na het voorstel nog te corrigeren valt. Wil je zien hoe dat met jouw facturen uitpakt, bekijk dan de koppeling met Exact Online of probeer het 30 dagen gratis.
