In een wereld waarin alles steeds digitaler wordt, kan ook de administratie niet achterblijven. Een e-invoice – oftewel elektronische factuur – biedt ondernemers de mogelijkheid om hun facturatieproces aanzienlijk te verbeteren.
Maar wat houdt e-invoicing precies in, en hoe maak je eenvoudig zelf een e-invoice? In deze blog leggen we het uit.
Wat is een e-invoice?
Een e-invoice (elektronische factuur) is meer dan een simpel pdf-bestand dat je via e-mail verstuurt. Het gaat om een factuur in een gestructureerd digitaal formaat, zoals UBL (Universal Business Language), die door computers direct gelezen, verwerkt en geboekt kan worden. Hierdoor is handmatige invoer overbodig en worden fouten geminimaliseerd.
Een echte e-invoice:
- Wordt automatisch ingelezen in boekhoudsoftware.
- Bevat gestandaardiseerde gegevens.
- Volgt internationale normen (zoals PEPPOL in Europa).
Waarom kiezen voor e-invoicing?
De voordelen zijn groot, zowel voor kleine ondernemers als grote bedrijven:
- Snellere verwerking: Minder handmatige stappen betekent sneller betaald krijgen.
- Minder fouten: Geen typefouten of verkeerde bedragen bij het overnemen van gegevens.
- Kostenbesparing: Minder papier, minder tijd, minder corrigeerwerk.
- Wettelijke verplichtingen: Voor zaken met (semi-)overheden is e-invoicing vaak al verplicht.
- Duurzaamheid: Elektronisch factureren draagt bij aan een papierloos kantoor.
Hoe maak je een e-invoice?
E-invoicing klinkt misschien ingewikkeld, maar het hoeft niet lastig te zijn. Hier zijn de stappen:
1. Gebruik boekhoudsoftware die e-invoicing ondersteunt
Veel moderne software, zoals TriFact365, bieden standaard de mogelijkheid om e-invoices te maken en te versturen. Je maakt gewoon een factuur zoals je gewend bent, en het systeem zet deze automatisch om in het juiste formaat.
2. Maak een e-invoice via een online tool
Er zijn ook speciale online tools beschikbaar waar je zelf eenvoudig een e-invoice kunt maken, zelfs zonder uitgebreide boekhoudsoftware. Vaak hoef je alleen maar de factuurgegevens in te vullen, waarna de tool de e-invoice genereert.
3. Zelf een UBL-bestand maken (voor gevorderden)
Ben je technisch aangelegd? Dan kun je zelf een UBL-XML-bestand maken. Hierbij zet je alle factuurgegevens in een vastgestelde XML-structuur. Dit vereist wel kennis van XML-opmaak en de UBL-standaard.
4. Verstuur je e-invoice via het juiste kanaal
Sommige bedrijven en overheidsinstanties werken met netwerken zoals PEPPOL. Hiermee wordt de e-invoice direct veilig en correct afgeleverd in het systeem van de ontvanger.
Tips voor een succesvolle e-invoice
- Controleer het formaat: Zorg dat je de standaard gebruikt die je klant accepteert (meestal UBL 2.1).
- Vermeld alle verplichte gegevens: Zoals factuurnummer, factuurdatum, btw-nummer, KvK-nummer en betalingsvoorwaarden.
- Gebruik een betrouwbaar platform: Zo weet je zeker dat je facturen veilig en volgens de regels verstuurd worden.
De toekomst van factureren
E-invoicing is niet langer de toekomst – het is het heden. Steeds meer bedrijven stappen over op deze snelle, foutloze en duurzame manier van factureren. Door nu al mee te gaan, maak je jouw bedrijf klaar voor de toekomst én bespaar je direct tijd en kosten.
Wil je vandaag nog aan de slag? Bekijk welke e-invoicing-optie het beste bij jouw bedrijf past en maak de overstap eenvoudig!
