Een e-invoice (elektronische factuur) is een factuur in een gestructureerd, machineleesbaar formaat zoals UBL, die software direct kan inlezen, controleren en boeken, geen pdf die je met de hand overtypt. In dit artikel lees je wat een e-invoice is, waarom je ermee werkt, hoe je er een maakt en verstuurt, en hoe je ontvangen e-invoices automatisch verwerkt.
Inhoudsopgave
Wat is een e-invoice?
Een e-invoice is méér dan een pdf-bestand dat je per e-mail verstuurt. Het is een factuur in een gestructureerd digitaal formaat, zoals UBL (Universal Business Language), die computers direct kunnen lezen, verwerken en boeken. Handmatige invoer wordt zo overbodig en fouten worden geminimaliseerd. Een echte e-invoice:
- wordt automatisch ingelezen in boekhoudsoftware;
- bevat gestandaardiseerde, gestructureerde gegevens;
- volgt internationale normen, zoals de Europese norm EN 16931 en het Peppol-netwerk.
Waarom kiezen voor e-invoicing?
- Snellere verwerking: minder handmatige stappen, dus sneller betaald krijgen.
- Minder fouten: geen typefouten bij het overnemen van gegevens.
- Kostenbesparing: minder papier, tijd en corrigeerwerk.
- Wettelijke verplichtingen: voor leveringen aan (semi-)overheden is e-facturatie vaak al verplicht.
- Duurzaamheid: elektronisch factureren draagt bij aan een papierloos kantoor.
E-facturatie wordt bovendien steeds vaker verplicht. Aan de Nederlandse overheid leveren gaat al via e-facturatie, en met de Europese ViDA-wetgeving wordt e-facturatie voor intra-EU B2B-transacties per 1 juli 2030 verplicht volgens de norm EN 16931. In België geldt de e-facturatieplicht tussen bedrijven al sinds 1 januari 2026. Meer achtergrond vind je bij de Europese Commissie over eInvoicing.
Hoe maak je een e-invoice?
1. Gebruik een boekhoud- of facturatiepakket dat e-invoicing ondersteunt
De eenvoudigste manier: veel pakketten (zoals Exact, Twinfield of Moneybird) maken en versturen e-invoices standaard. Je maakt een factuur zoals je gewend bent, en het systeem exporteert die automatisch als UBL, naast de gewone pdf.
2. Maak een e-invoice via een online tool
Heb je geen uitgebreide boekhoudsoftware, dan bestaan er online tools waarmee je de factuurgegevens invult en de e-invoice laat genereren.
3. Zelf een UBL-bestand maken (voor gevorderden)
Ben je technisch aangelegd, dan maak je zelf een UBL-XML-bestand door alle factuurgegevens in de vastgestelde structuur te zetten. Dat vereist wel kennis van XML en de UBL-standaard.
4. Verstuur je e-invoice via het juiste kanaal
Veel bedrijven en overheidsinstanties werken met het Peppol-netwerk. Daarmee wordt je e-invoice direct, veilig en correct afgeleverd in het systeem van de ontvanger.
Tips voor een correcte e-invoice
- Controleer het formaat: gebruik de standaard die je klant accepteert (in Nederland meestal SI-UBL, gebaseerd op UBL 2.1).
- Vermeld alle verplichte gegevens: factuurnummer, factuurdatum, btw-nummer, KVK-nummer en betalingsvoorwaarden.
- Gebruik een betrouwbaar platform: zo weet je zeker dat je facturen veilig en volgens de regels worden verstuurd.
E-invoices ontvangen en verwerken met TriFact365
Uitgaande e-invoices maak en verstuur je in je boekhoud- of facturatiepakket. TriFact365 is er juist voor de ontvangende kant: inkomende e-invoices in UBL-formaat worden automatisch ingelezen en omgezet in een boekingsvoorstel, en pdf-facturen zet de software met scan en herken om naar bruikbare data. Zo verwerk je zowel echte e-invoices als pdf’s zonder overtypen. Ontdek hoe je je factuurverwerking automatiseert en wat Peppol voor je betekent.
Veelgestelde vragen over e-invoices
Een e-invoice is een elektronische factuur in een gestructureerd formaat zoals UBL, die software automatisch kan inlezen, controleren en boeken. Een pdf per e-mail is dus geen echte e-invoice.
Een pdf is in feite een afbeelding van een factuur die je met de hand of via OCR moet uitlezen. Een e-invoice bevat de gegevens gestructureerd, zodat systemen ze direct en zonder overtypen verwerken.
Meestal via je boekhoud- of facturatiepakket, dat de factuur als UBL exporteert. Voor veilige, directe aflevering gebruik je vaak het Peppol-netwerk.
Voor leveringen aan de Nederlandse overheid is e-facturatie verplicht. Voor intra-EU B2B wordt het via de ViDA-wetgeving per 1 juli 2030 verplicht; in België geldt de B2B-verplichting al sinds 1 januari 2026.
Nee, uitgaande e-invoices maak je in je boekhoud- of facturatiepakket. TriFact365 is er voor de ontvangende kant: het verwerkt inkomende e-invoices en UBL automatisch en zet pdf’s om naar bruikbare data.
Tot slot
E-invoicing is niet langer de toekomst, het is het heden. Met een gestructureerd formaat als UBL en aflevering via Peppol factureer je sneller, foutlozer en duurzamer. Door nu mee te gaan, maak je je bedrijf klaar voor de aankomende verplichtingen én bespaar je direct tijd en kosten.
