Facturen digitaal autoriseren betekent dat facturen elektronisch worden goedgekeurd via een vaste digitale workflow, in plaats van op papier van bureau naar bureau te gaan. De juiste personen fiatteren een factuur online, alles wordt vastgelegd in een audit trail en het overtypen achteraf vervalt. Zo werk je sneller, met meer overzicht en zonder rondslingerend papier.
Inhoudsopgave
Wat is facturen digitaal autoriseren?
Bij veel bedrijven gaat de goedkeuring van facturen nog deels op papier: facturen worden geprint en van manager naar manager verplaatst voor de juiste handtekeningen en stempels. Raakt zo’n factuur onderweg niet zoek, dan moet alles alsnog handmatig worden overgetikt in het boekhoudpakket. Digitaal autoriseren vervangt die route door een online fiatteringsstroom: de juiste mensen keuren facturen digitaal goed, waarna ze klaarstaan om te boeken. Zie ook onze uitleg over het autorisatieproces.
Van papier naar digitaal
Om papierloos te werken zet je het offline goedkeuringsproces om naar een digitale werkwijze. Je wilt immers dat een factuur door de juiste personen wordt gefiatteerd vóórdat je boekt en betaalt. Met een digitale workflow krijgt elke autorisator automatisch bericht zodra er een factuur klaarstaat, en verdwijnt er niets meer in een la of op een bureau. Meer hierover lees je in ons artikel over papierloos werken.
Voordelen van digitaal autoriseren
- Tijd- en kostenbesparing. Geen facturen meer printen of uitzoeken wie moet goedkeuren; je hebt bovendien geen opslagruimte nodig voor papieren facturen.
- Inzicht en controle. Een digitale audit trail houdt precies bij wie, wanneer, welke stap heeft uitgevoerd. Bij een afkeuring plaats je een opmerking met de reden.
- Alles digitaal op één plek. Verwerkte en geboekte facturen vind je terug in het digitaal archief, handig bij een controle of zoekopdracht.
Zo werkt digitaal autoriseren in TriFact365
In TriFact365 stel je flexibele fiatteringsstromen in, zowel vóór als na het boekingsvoorstel. Zo bepaal je zelf wie welke factuur mag goedkeuren en in welke volgorde. Elke stap wordt vastgelegd in de audit trail, en autorisatoren krijgen automatisch bericht bij een openstaande taak. Na goedkeuring gaat het boekingsvoorstel door naar je boekhoudpakket. Ontdek hoe je dit regelt met de autorisatieworkflows van TriFact365. Wil je zien hoe je de stromen instelt? Bekijk het TriFact365 Helpcenter.
Veelgestelde vragen
Facturen digitaal autoriseren is het elektronisch goedkeuren van facturen via een vaste online workflow, in plaats van op papier. De juiste personen fiatteren de factuur digitaal en alles wordt vastgelegd in een audit trail.
Je bespaart tijd en kosten, hebt geen papieren opslag meer nodig, houdt via de audit trail inzicht in wie wat wanneer deed, en bewaart alle facturen digitaal op één plek.
Een audit trail is de digitale registratie die bijhoudt wie, wanneer en welke stap heeft uitgevoerd in het goedkeuringsproces. Zo blijft elke handeling herleidbaar, bijvoorbeeld bij een controle.
Ja. In TriFact365 stel je flexibele fiatteringsstromen in, zowel vóór als na het boekingsvoorstel, zodat je zelf bepaalt wie in welke volgorde goedkeurt.
Nee. Digitaal autoriseren is het goedkeuren van een factuur in de workflow, met vastlegging in de audit trail. Dat is iets anders dan een juridische eIDAS-handtekening onder een contract.
Tot slot
Overstappen op digitale autorisatiestromen levert tijdwinst, meer inzicht en een papierloos archief op. Je houdt grip op wie welke factuur goedkeurt, terwijl de audit trail alles vastlegt. Benieuwd hoe dit voor jouw organisatie werkt? Ontdek de workflows van TriFact365 en zet je goedkeuringsproces volledig digitaal.
