Software voor je samenstelpraktijk zoals TriFact365 maakt je praktijk efficiënter. Deze cloudoplossing automatiseert het verwerken van inkoop- en verkoopfacturen, zodat je meer tijd overhoudt voor advies en klantrelaties. In dit artikel delen we praktische tips om het maximale uit TriFact365 te halen.
Inhoudsopgave
1. Begin met een goede inrichting
Efficiënt werken begint bij een correcte inrichting. Zorg dat:
- je koppelingen met je boekhoudpakket, zoals Exact Online, Twinfield of SnelStart, goed geconfigureerd zijn;
- de juiste instellingen per klant zijn vastgelegd, zoals btw-codes, grootboekrekeningen en kostenplaatsen;
- medewerkers en klanten toegang hebben met de juiste rollen en rechten.
2. Werk slim met AI-technologie
TriFact365 gebruikt AI om gegevens automatisch uit facturen te halen. Om daar optimaal van te profiteren, lever je facturen van goede kwaliteit aan: zorg dat scans scherp en leesbaar zijn. Controleer en corrigeer de voorgestelde gegevens consequent, dan traint het systeem zich en worden de voorstellen steeds nauwkeuriger.
3. Betrek je klanten
Een succesvolle inzet valt of staat met je klanten. Moedig ze aan om facturen digitaal aan te leveren via de portal of een uniek e-mailadres. Leg uit hoe ze zelf facturen kunnen goedkeuren of afkeuren, wat de verwerkingstijd verkort. Een korte handleiding of training helpt ze goed op weg.
4. Monitor en optimaliseer je processen
Digitalisering stopt niet bij de implementatie. Analyseer regelmatig de foutmarges en pas instellingen aan waar nodig. Vraag feedback aan je team en klanten om knelpunten in de workflow op te lossen, en blijf op de hoogte van updates en nieuwe functies. Zo profiteer je steeds van de nieuwste mogelijkheden.
5. Zet in op samenwerking met je team
Doordat TriFact365 in de cloud draait, werkt je team eenvoudig samen aan klantdossiers. Zorg voor een duidelijke taakverdeling, bijvoorbeeld wie facturen controleert en wie ze verwerkt. Gebruik notities en opmerkingen in het systeem om de interne communicatie te stroomlijnen, en bespreek de voortgang in periodieke teamoverleggen.
Veelgestelde vragen
TriFact365 automatiseert het verwerken van inkoop- en verkoopfacturen: het herkent ze en zet ze als boekingsvoorstel klaar. Zo houd je meer tijd over voor advies en het optimaliseren van je klantrelaties.
Configureer de koppeling met je boekhoudpakket, leg per klant de juiste btw-codes, grootboekrekeningen en kostenplaatsen vast, en ken medewerkers en klanten de juiste rollen en rechten toe.
Laat klanten facturen digitaal aanleveren via de portal of een uniek e-mailadres, en leg uit hoe ze zelf facturen kunnen goedkeuren. Een korte handleiding of training helpt ze snel op weg.
Doordat TriFact365 in de cloud draait, werk je samen aan klantdossiers. Zorg voor een duidelijke taakverdeling, gebruik notities voor de interne communicatie en bespreek de voortgang in teamoverleggen.
Het herkennen van inkoop- en verkoopfacturen en het klaarzetten van een boekingsvoorstel. Na controle gaat de boeking naar het boekhoudpakket van je klant, zodat handmatig overtypen verdwijnt.
Tot slot
Voor je samenstelpraktijk is TriFact365 een krachtig hulpmiddel, mits je het goed inzet. Begin met een nette inrichting, benut de AI, betrek je klanten en werk slim samen met je team. Zo verlicht je de administratieve last en til je je dienstverlening naar een hoger niveau. Ontdek de factuurverwerking van TriFact365.
