Papierloos werken betekent dat je je administratie en documenten volledig digitaal verwerkt in plaats van op papier. Facturen, bonnen en dossiers komen digitaal binnen, worden digitaal verwerkt en digitaal bewaard. Dat bespaart tijd, verkleint de kans op fouten en maakt informatie veiliger en beter vindbaar. Toch vinden veel ondernemers de eerste stap lastig, onterecht, want je begint eenvoudig.
Inhoudsopgave
Wat is papierloos werken?
Bij papierloos werken vervang je papieren processen door digitale. In plaats van fysieke facturen op te sparen, in te scannen en door te sturen, lever je ze meteen digitaal aan en verwerk je ze digitaal. Het is een belangrijk onderdeel van de bredere digitalisering van je administratie, en juist bij de factuurstroom is de winst het grootst.
De voordelen van papierloos werken
- Efficiënter: digitale facturen aanleveren en verwerken gaat veel sneller dan met papier.
- Minder fouten: door processen te digitaliseren minimaliseer je handmatige handelingen en vergeten gegevens.
- Veiliger: documenten worden in een afgeschermde omgeving bewaard en raken vrijwel nooit kwijt.
- Meer overzicht en ruimte: geen archiefkasten meer, en alles is doorzoekbaar terug te vinden.
In 3 stappen papierloos werken
1. Digitaliseer je papieren facturen
Facturen die nog per post binnenkomen, digitaliseer je eenvoudig door ze in te scannen. Bonnetjes, bijvoorbeeld van het tankstation, leg je moeiteloos vast met een mobiele app.
2. Digitaliseer de factuuraanlevering
Laat leveranciers hun facturen rechtstreeks digitaal aanleveren. Met een aparte mailbox voor je facturen komen ze realtime binnen en kun je ze direct verwerken.
3. Digitaliseer het verwerkingsproces
Komen je facturen al digitaal binnen, dan is de stap naar volledig digitale factuurverwerking klein. Je minimaliseert de handmatige handelingen en kunt ook het fiatteringsproces digitaliseren en automatiseren.
Papierloos werken met TriFact365
TriFact365 maakt papierloos werken concreet vanaf de bron. Je scant of mailt een factuur of bon, waarna onze zelflerende AI de gegevens herkent en als boekingsvoorstel klaarzet. Na jouw controle gaat het naar je boekhoudpakket, met een doorzoekbaar digitaal archief als resultaat. Zo verdwijnt het papierwerk én het overtypen in één beweging. Ontdek de factuurverwerking van TriFact365 of hoe scan en herken werkt.
Veelgestelde vragen
Papierloos werken betekent dat je je administratie en documenten volledig digitaal verwerkt in plaats van op papier. Facturen en bonnen komen digitaal binnen, worden digitaal verwerkt en digitaal bewaard.
Papierloos werken is efficiënter, verkleint de kans op fouten, verhoogt de veiligheid van je documenten en bespaart archiefruimte. Bovendien is alles doorzoekbaar terug te vinden.
Begin in drie stappen: digitaliseer je papieren facturen door ze te scannen, laat leveranciers digitaal aanleveren via een aparte mailbox, en digitaliseer vervolgens het hele verwerkings- en fiatteringsproces.
Ja. Digitaal bewaren is toegestaan, zolang de facturen leesbaar en controleerbaar blijven. De bewaarplicht van zeven jaar geldt ook voor digitaal bewaarde facturen.
Je scant of mailt een factuur of bon, waarna TriFact365 de gegevens herkent en als boekingsvoorstel klaarzet voor je boekhoudpakket. Alles wordt digitaal en doorzoekbaar bewaard, zonder papierwerk.
Tot slot
Papierloos werken hoeft geen grote sprong te zijn: begin bij je factuurstroom en breid van daaruit uit. Je wint tijd, maakt minder fouten en houdt alles veilig en doorzoekbaar bij de hand. Met TriFact365 zet je vandaag nog de eerste stap.
