De werkkostenregeling (WKR) is de fiscale regeling waarmee je als werkgever vergoedingen en verstrekkingen onbelast aan je werknemers kunt geven, binnen een jaarlijkse “vrije ruimte”. In 2026 is die vrije ruimte 2,00% van je fiscale loonsom tot € 400.000 en 1,18% over het meerdere; kom je erboven, dan betaal je 80% eindheffing. In dit artikel lees je wat de WKR is, hoe de vrije ruimte werkt, welke regels gelden en waar je op moet letten.
Inhoudsopgave
Wat is de werkkostenregeling?
De WKR werd in 2011 ingevoerd als vereenvoudiging van de oude regels voor vergoedingen en verstrekkingen. Als werkgever mag je een deel van je totale fiscale loonsom onbelast besteden aan zaken als een kerstpakket, een sportabonnement, gereedschap of thuiswerkkosten. De regeling geldt alleen voor werkgevers met personeel in loondienst; een zzp’er zonder personeel heeft geen loonsom en dus geen vrije ruimte.
Hoe werkt de vrije ruimte?
De vrije ruimte is het bedrag dat je onbelast mag besteden. In 2026 is dat 2,00% van je fiscale loonsom tot € 400.000, plus 1,18% over het meerdere. Bij een loonsom van € 400.000 heb je dus € 8.000 vrije ruimte. Kom je met je vergoedingen boven de vrije ruimte uit, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het meerdere, die geef je aan in je aangifte loonheffingen en mag je niet verhalen op je werknemers. Let op: gerichte vrijstellingen (zoals reiskosten en thuiswerkkosten) en nihilwaarderingen staan hier volledig los van. Per 1 januari 2027 stijgt het percentage over de eerste schijf naar 2,16%. De actuele regels vind je bij de Rijksoverheid over de WKR.
De WKR toepassen in je organisatie
Toepassen begint met het berekenen van je fiscale loonsom; die vormt de basis voor je vrije ruimte. Houd vervolgens een overzichtelijke administratie bij van alle vergoedingen en verstrekkingen die je aanwijst als eindheffingsloon. Controleer het verbruik van je vrije ruimte structureel gedurende het jaar, niet pas bij de jaarafsluiting, zodat je niet ongemerkt over de grens gaat. Zo voorkom je verrassingen en betaal je niet meer belasting dan nodig.
Waar moet je op letten?
Bereken je loonsom nauwkeurig en houd bij welke vergoedingen je in de vrije ruimte plaatst, zodat je de 80%-eindheffing voorkomt. Denk ook aan de gebruikelijkheidstoets: de Belastingdienst gaat er in beginsel van uit dat vergoedingen tot € 2.400 per werknemer per jaar gebruikelijk zijn. Blijf daarnaast op de hoogte van wijzigingen in de percentages en informeer je medewerkers over wat zij onbelast kunnen ontvangen.
De rol van TriFact365 bij declaraties
Veel WKR-kosten komen binnen als bonnetjes, declaraties of facturen. TriFact365 legt die automatisch vast: de software herkent de gegevens en zet een boekingsvoorstel klaar in je eigen portal, dat na jouw controle in je boekhoudpakket komt. Zo houd je gedurende het jaar zicht op de kosten die in je vrije ruimte vallen. TriFact365 berekent de vrije ruimte niet zelf, maar zorgt wél dat de onderliggende declaraties en reiskosten snel en correct in je administratie staan. Bekijk hoe je met digitaal declareren tijd bespaart of hoe je je factuurverwerking automatiseert.
Veelgestelde vragen over de WKR
De WKR is de fiscale regeling waarmee je als werkgever vergoedingen en verstrekkingen onbelast aan je werknemers geeft, binnen een jaarlijkse vrije ruimte.
In 2026 is de vrije ruimte 2,00% van je fiscale loonsom tot € 400.000 en 1,18% over het meerdere. Per 2027 stijgt het percentage over de eerste schijf naar 2,16%.
Over het bedrag boven de vrije ruimte betaal je als werkgever 80% eindheffing. Die geef je aan in je aangifte loonheffingen en mag je niet verhalen op je werknemers.
Gerichte vrijstellingen (zoals reiskosten tot € 0,25 per kilometer en de thuiswerkvergoeding) en nihilwaarderingen (voorzieningen op de werkplek) gaan niet ten koste van de vrije ruimte.
Nee. De WKR geldt alleen voor werkgevers met personeel in loondienst. Een zzp’er zonder personeel heeft geen loonsom en dus geen vrije ruimte.
Tot slot
De WKR biedt werkgevers veel vrijheid om medewerkers onbelast te belonen. Ken je vrije ruimte, houd het verbruik het hele jaar bij en benut de gerichte vrijstellingen, dan haal je het meeste uit de regeling zonder onnodige eindheffing.
