Facturen scannen en inboeken
Ontdek hoe je 2x sneller kunt boekhouden door inkoopfacturen te scannen en boeken met TriFact365 software. Facturen scannen bevordert de groei van je bedrijf!
Iedereen kan facturen scannen en inboeken!
TriFact365 helpt financiële professionals zoals accountants, controllers en boekhouders de verwerking van inkoopfacturen te automatiseren. Ook ondernemers, managers, penningmeesters en bestuurders verwerken sneller alle inkoopfacturen met TriFact365 software.
Slim alle facturen digitaliseren
De wereld digitaliseert in hoog tempo en natuurlijk wil je tegenwoordig inkoopfacturen digitaliseren. Werk je nog hybride met papier, PDF en misschien al UBL inkoopfacturen? Dat alles is geen probleem voor TriFact365. Met gebruiksvriendelijke werkstromen digitaliseer je alle inkoopfacturen op 1 uniforme wijze.
TriFact365 bevordert het nieuwe werken. Het maakt niet uit waar je bent en werkt, zodra je start met TriFact365 heb je in no-time alle inkoopfacturen inzichtelijk en gedigitaliseerd.
Hoe kan je het beste facturen scannen
Facturen scannen is het proces waarbij je een papieren factuur scant en omzet naar een digitaal bestandsformaat. Hiervoor heb je natuurlijk een scanner nodig, zoals een multifunctional of standaard scanner. Vrijwel ieder scanapparaat voldoet om met TriFact365 aan de slag te kunnen.
Inkoopfacturen scannen, hoe werkt dat met TriFact365?
TriFact365 kan vrijwel alle gescande inkoopfacturen verwerken. Besteed vooral aandacht aan de kwaliteit van het scanproces, scan facturen recht in en zorg altijd voor leesbare teksten. Van leesbare facturen wordt niet alleen onze herkenningsrobot blij, ook degenen die je boekhouding voeren en op een later moment facturen controleren. Denk daarbij aan de accountant, boekhouder, controller of de belastingdienst die een verplichte controle uitvoert.
In de praktijk verwerkt TriFact365 vrijwel alle gescande inkoopfacturen en verkoopfacturen. Het maakt niet uit of je in kleur, zwart-wit of grijstinten de factuur scant, alle kleurcombinaties worden verwerkt.
Bestandsformaat gescande facturen
TriFact365 verwerkt gescande facturen in de veelgebruikte bestandstypen PDF, JPG, TIFF, PNG, Word & Excel. Zonder interne afstemming is de kans dus al groot dat de scanner of multifunctional op één van deze formaten is ingesteld. In de praktijk adiviseren we wel zoveel mogelijk in PDF aan te leveren.
Na ontvangst converteert TriFact365 altijd alle bestanden naar PDF. Dit is het meest gebruikte formaat voor inkoopfacturen wereldwijd en wordt bovendien door de meeste boekhoudpakketten geaccepteerd als formaat voor bijlagen bij het importeren van journaalposten.
Scanresolutie facturen
Vrijwel iedere scanresolutie wordt door TriFact365 verwerkt, zolang je maar onthoudt dat de factuur leesbaar moet zijn en dat het ook voor je eigen organisatie niet wenselijk is om (te) grote bestanden te verwerken. Bedenk dat bij het inzien van facturen meer tijd nodig is om een factuur van 5MB te openen dan een factuur van 30kb. De meest gebruikte scanresolutie binnen TriFact365 is 200 dpi. Dit is een prima instelling voor je scanner waarmee het gescande bestand later in het proces nog goed te lezen is en de bestandsgrootte beperkt is.
Inkoopfacturen uploaden
Niet alleen inkoopfacturen, maar ook verkoopfacturen en bonnetjes kunnen gemakkelijk geüpload worden naar TriFact365. Meerdere facturen tegelijk uploaden? Geen probleem, een bulkbestand kan gemakkelijk worden aangeleverd en gesplitst.
Het uploaden van inkoop- en verkoopfacturen (PDF en UBL) kan gemakkelijk worden gedaan in de portal en via de e-mail. Bonnetjes kun je eenvoudig fotograferen en uploaden met de mobiele app.
Inkoopfacturen scannen
Papieren facturen scannen en verwerken met TriFact365 is heel eenvoudig. Je kunt met iedere scanner een factuur inscannen, bijvoorbeeld op 200 dpi, waarna je deze upload of e-mailt naar TriFact365. Onze automatische OCR software verwerkt deze factuur direct en stelt automatisch een boeking voor.
Wil je alles weten over het fysiek scannen van facturen in combinatie met TriFact365? Lees dan hier verder.
Automatisch boekingsvoorstel
Slimme en zelflerende algoritmen presenteren een automatisch boekingsvoorstel. Je hoeft alleen nog maar een visuele controle uit te voeren. TriFact365 kan ook een automatisch voorstel presenteren voor het aanmaken van een nieuwe relatie. Nog maar één druk op de knop vereist.
- Facturen automatisch boeken in de juiste valuta.
- Kosten en opbrengsten spreiden over verschillende periodes met de optie ‘Transitorische boeking‘.
- Facturen geblokkeerd voor betaling inboeken. Na goedkeuring in TriFact365 wordt de boeking vrijgegeven voor betaling.
Facturen inboeken
Natuurlijk wil iedereen het liefst automatisch alle inkoopfacturen boeken. Helaas laat dat 100% automatische verwerking nog een even op zich wachten.
Met TriFact365 slimme factuurverwerking loop je voorop in de race om de meeste efficiency. Onze software minimaliseert handelingen en maakt intensief gebruik van de modernste technieken waarmee je een automatisch boekingsvoorstel ontvangt tot op regenniveau.
Na een visuele controle van een paar seconden boek je met 1 klik de inkoopfactuur in je administratie.
Facturen goedkeuren
Ontdek ook de TriFact365 Workflows voor het goedkeuren van facturen. Gebruikers autoriseren of procureren simpel via TriFact365 app (smartphone) of portal.
Autorisatiemanagement
Laat gebruikers facturen en boekingsvoorstellen goedkeuren, zowel voor als na het boeken. Meerdere gebruikers parallel of na elkaar, verplicht en/of optioneel.
E-mailherinneringen
Stel automatische e-mailherinneringen of pushnotificaties in voor gebruikers die nog inkoopfacturen moeten goedkeuren. Handig voor de mobiele app!
De 6 belangrijkste voordelen van TriFact365
; -webkit-transform: rotate(360deg); transform: rotate(360deg);' preserveAspectRatio='xMidYMid meet' viewBox='0 0 1536 1792'%3E%3Cpath d='M1408 128q0 261-106.5 461.5T1035 896q160 106 266.5 306.5T1408 1664h96q14 0 23 9t9 23v64q0 14-9 23t-23 9H32q-14 0-23-9t-9-23v-64q0-14 9-23t23-9h96q0-261 106.5-461.5T501 896Q341 790 234.5 589.5T128 128H32q-14 0-23-9T0 96V32Q0 18 9 9t23-9h1472q14 0 23 9t9 23v64q0 14-9 23t-23 9h-96zM874 836q77-29 149-92.5T1152.5 591t92.5-210t35-253H256q0 132 35 253t92.5 210T513 743.5T662 836q19 7 30.5 23.5T704 896t-11.5 36.5T662 956q-77 29-149 92.5T383.5 1201T291 1411t-35 253h1024q0-132-35-253t-92.5-210t-129.5-152.5T874 956q-19-7-30.5-23.5T832 896t11.5-36.5T874 836z' fill='%23e8992d'/%3E%3C/svg%3E)
Tijdbesparend
TriFact365 scant en automatiseert je ingaande en uitgaande factuurstroom.
; -webkit-transform: rotate(360deg); transform: rotate(360deg);' preserveAspectRatio='xMidYMid meet' viewBox='0 0 1664 1600'%3E%3Cpath d='M1137 972l306-297l-422-62l-189-382l-189 382l-422 62l306 297l-73 421l378-199l377 199zm527-357q0 22-26 48l-363 354l86 500q1 7 1 20q0 50-41 50q-19 0-40-12l-449-236l-449 236q-22 12-40 12q-21 0-31.5-14.5T301 1537q0-6 2-20l86-500L25 663Q0 636 0 615q0-37 56-46l502-73L783 41q19-41 49-41t49 41l225 455l502 73q56 9 56 46z' fill='%23e8992d'/%3E%3C/svg%3E)
; -webkit-transform: rotate(360deg); transform: rotate(360deg);' preserveAspectRatio='xMidYMid meet' viewBox='0 0 1536 1664'%3E%3Cpath d='M256 1344q0-26-19-45t-45-19t-45 19t-19 45t19 45t45 19t45-19t19-45zm1152-576q0-51-39-89.5t-89-38.5H928q0-58 48-159.5t48-160.5q0-98-32-145t-128-47q-26 26-38 85t-30.5 125.5T736 448q-22 23-77 91q-4 5-23 30t-31.5 41t-34.5 42.5t-40 44t-38.5 35.5t-40 27t-35.5 9h-32v640h32q13 0 31.5 3t33 6.5t38 11t35 11.5t35.5 12.5t29 10.5q211 73 342 73h121q192 0 192-167q0-26-5-56q30-16 47.5-52.5t17.5-73.5t-18-69q53-50 53-119q0-25-10-55.5t-25-47.5q32-1 53.5-47t21.5-81zm128-1q0 89-49 163q9 33 9 69q0 77-38 144q3 21 3 43q0 101-60 178q1 139-85 219.5t-227 80.5H960q-96 0-189.5-22.5T554 1576q-116-40-138-40H128q-53 0-90.5-37.5T0 1408V768q0-53 37.5-90.5T128 640h274q36-24 137-155q58-75 107-128q24-25 35.5-85.5T712 145t62-108q39-37 90-37q84 0 151 32.5T1117 134t35 186q0 93-48 192h176q104 0 180 76t76 179z' fill='%23e8992d'/%3E%3C/svg%3E)
; -webkit-transform: rotate(360deg); transform: rotate(360deg);' preserveAspectRatio='xMidYMid meet' viewBox='0 0 2048 1664'%3E%3Cpath d='M212 640l623 665l-300-665H212zm812 772l349-772H675zM538 512l204-384H480L192 512h346zm675 793l623-665h-323zM683 512h682l-204-384H887zm827 0h346l-288-384h-262zm141-486l384 512q14 18 13 41.5t-17 40.5l-960 1024q-18 20-47 20t-47-20L17 620Q1 603 0 579.5T13 538L397 26q18-26 51-26h1152q33 0 51 26z' fill='%23e8992d'/%3E%3C/svg%3E)
Zeer gebruiksvriendelijk
TriFact365 heeft de meeste 5-sterrenreferenties voor de top 10 boekhoudpakketten.
; -webkit-transform: rotate(360deg); transform: rotate(360deg);' preserveAspectRatio='xMidYMid meet' viewBox='0 0 2304 1472'%3E%3Cpath d='M192 896q40 0 56-32t0-64t-56-32t-56 32t0 64t56 32zm1473-58q-10-13-38.5-50t-41.5-54t-38-49t-42.5-53t-40.5-47t-45-49l-125 140q-83 94-208.5 92T880 670q-57-69-56.5-158T882 355l177-206q-22-11-51-16.5t-47.5-6t-56.5.5t-49 1q-92 0-158 66L539 352H384v544q5 0 21-.5t22 0t19.5 2T467 902t17.5 8.5T503 924l297 292q115 111 227 111q78 0 125-47q57 20 112.5-8t72.5-85q74 6 127-44q20-18 36-45.5t14-50.5q10 10 43 10q43 0 77-21t49.5-53t12-71.5T1665 838zm159 58h96V384h-93l-157-180q-66-76-169-76h-167q-89 0-146 67L979 438q-28 33-28 75t27 75q43 51 110 52t111-49l193-218q25-23 53.5-21.5t47 27t8.5 56.5q16 19 56 63t60 68q29 36 82.5 105.5T1764 756q52 66 60 140zm288 0q40 0 56-32t0-64t-56-32t-56 32t0 64t56 32zm192-576v640q0 26-19 45t-45 19h-434q-27 65-82 106.5t-125 51.5q-33 48-80.5 81.5T1416 1309q-42 53-104.5 81.5T1183 1415q-60 34-126 39.5t-127.5-14t-117-53.5t-103.5-81l-287-282H64q-26 0-45-19T0 960V288q0-26 19-45t45-19h421q14-14 47-48t47.5-48t44-40T674 50.5T725 25t62-19.5T855 0h117q99 0 181 56q82-56 181-56h167q35 0 67 6t56.5 14.5T1676 47t44.5 31t43 39.5t39 42t41 48T1885 256h355q26 0 45 19t19 45z' fill='%23e8992d'/%3E%3C/svg%3E)
Supersnelle support
TriFact365 levert supersnelle persoonlijke support via e-mail, telefoon en chat.
; -webkit-transform: rotate(360deg); transform: rotate(360deg);' preserveAspectRatio='xMidYMid meet' viewBox='0 0 1152 1408'%3E%3Cpath d='M320 640h512V448q0-106-75-181t-181-75t-181 75t-75 181v192zm832 96v576q0 40-28 68t-68 28H96q-40 0-68-28t-28-68V736q0-40 28-68t68-28h32V448q0-184 132-316T576 0t316 132t132 316v192h32q40 0 68 28t28 68z' fill='%23e8992d'/%3E%3C/svg%3E)
Conclusie over facturen scannen
Het scannen van facturen bespaart veel tijd. Deze besparing is maximaal als alle processtappen volledig worden uitgevoerd met TriFact365 software. Als bijkomend voordeel zal je ook verderop in het proces met boekhoud- en rapportagesoftware veel tijd besparen. Denk bijvoorbeeld aan snellere controles voor de periodieke aangifte omzetbelasting, het opstellen van de jaarrekening of het opstellen van kostenrapportages. Doorklikken naar ingescande digitale facturen gaat altijd sneller dan het opzoeken van papieren facturen in ordners.
Bespaar tijd met het verwerken van inkoopfacturen
Start vandaag nog met de snelste verwerking van inkoopfacturen, probeer 30 dagen gratis