In 2017 nemen Dennis Poorthuis en Martijn van Eijkel Verhoeve Advies over en zetten het kantoor voort onder de naam PoortEijk. Hiermee wordt het startsein gegeven om de dienstverlening te moderniseren. Het kantoor wordt een kantoor van deze tijd.
“Uitgangspunt voor ons en de klant is het gemak van een digitale boekhoudstraat. Wij wilden niet meer dat mappen met administraties naar het kantoor werden gebracht. Er moest een makkelijke digitale manier komen voor onze klanten om hun facturen en bonnen aan te leveren. TriFact365 ontzorgt ons en onze klanten hierin. Of het nu gaat om het aanleveren van facturen per e-mail is of het fotograferen van een bonnetje met de mobiele app. TriFact365 biedt een gebruiksvriendelijke oplossing aan.” Zo vertelt Jeroen Berger, mede-eigenaar van EnWijDoenDeRest (onderdeel van PoortEijk).
Wat levert een digitale boekhoudstraat op?
Tijdswinst en kostenverlaging. Dat zijn de belangrijkste winsten die behaalt worden met het gebruik van TriFact365. Door de boekingsvoorstellen en de instellingen die in TriFact365 mogelijk zijn, zoals een standaard rekening en omschrijving, zijn administratiekantoren als PoortEijk minder tijd kwijt bij het verwerken van facturen. Tijdswinst die de kosten van de kantoren, maar ook die van de klanten, ten goede komt. Zo kan met het gebruik van de scan- en herkenoplossing van TriFact365 de dienstverlening worden verlegd naar advisering en de administratieverwerking worden aangeboden in de vorm van een abonnement.
“Met EnWijDoenDeRest bieden wij een volledige ondersteuning aan ZZP’ers op het gebied van zijn/haar administratie voor een vast bedrag per maand. Binnen dit abonnement verzorgen wij de factuurverwerking, bankverwerking, BTW-aangifte, opstellen jaarcijfers, inkomstenbelasting, proactief advies en zijn wij beschikbaar voor vragen en advies. Bij PoortEijk wordt de dienstverlening ook in de vorm van een abonnement aangeboden. Hier wordt gewerkt op basis van modules die al naar gelang de wensen van de klant worden geactiveerd. De klant betaalt naar zijn behoefte. Dit is allemaal mogelijk door het gebruik van TriFact365.”
Hoe ziet een digitale boekhoudstraat eruit?
De boekhoudstraat van PoortEijk, de verwerking van inkoop- en verkoopfacturen, is van begin tot eind een online en digitaal proces. De facturen worden per e-mail doorgestuurd naar TriFact365. Vervolgens wordt er met de gecombineerde kracht van artificial intellence (AI), machine learning, en OCR-software een boekingsvoorstel gepresenteerd. Dit voorstel wordt vervolgens online gecontroleerd en verstuurd om als boeking met een gekoppelde factuur in het boekhoudpakket te worden opgenomen.
“Naast de keuze voor TriFact365 is er gekozen om met één boekhoudpakket, AFAS, te werken. Door deze 2 systemen te combineren zijn wij in staat om al onze klanten de dienstverlening te geven die zij wensen. Een extra module als autorisatie geeft klanten grip op de ontvangen facturen en met een dashboard heeft de klant altijd de laatste stand van zaken als het gaat om zijn administratie.”
PoortEijk en de toekomst samen met TriFact365
“Vanaf het eerste contact zijn wij erg blij met TriFact365. Beide staan we voor persoonlijk en proactief contact met de klant en willen we beide een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening bieden. Het geven van feedback op nieuwe en reeds ontwikkelde functionaliteiten wordt door TriFact365 gewaardeerd en op waarde geschat. Wij zien dat TriFact365 onze feedback ter harte neemt en ontwikkelt waar wij als kantoor behoefte aan hebben.”
TriFact365 stelt de feedback van al haar klanten op prijs en bij de ontwikkeling van functionaliteiten kijken wij naar de brede inzetbaarheid voor al onze klanten. Eén van de uitgangspunten bij de ontwikkeling van functionaliteiten is gebruiksvriendelijkheid. Gebruikers moeten intuïtief kunnen handelen. Om die reden is de lay-out van de schermen in TriFact365 aangepast en zijn hier extra functionaliteiten aan toegevoegd. Denk hierbij aan extra filter- en sorteeropties, maar ook de beschikbaarheid van extra knoppen in het controlescherm om bv. facturen van verkoop om te zetten naar inkoop en vice versa.
“De laatste ontwikkelingen maken het werken met TriFact365 voor ons nog gebruiksvriendelijker en efficiënter. Wij kijken reikhalzend uit naar de nieuwe ontwikkelingen. Er zitten mooie dingen aan te komen.”
