Het Referentie GrootboekSchema, meestal afgekort tot RGS, is een gestandaardiseerd schema van grootboekrekeningen met een vaste codering. Doordat iedereen dezelfde codes gebruikt, wordt het uitwisselen van financiële gegevens tussen systemen eenvoudiger en zijn rapportages sneller en nauwkeuriger op te stellen. In dit artikel lees je wat de betekenis van RGS is, hoe het werkt en waar je bij de toepassing op moet letten.
Inhoudsopgave
Wat is RGS?
Het Referentie GrootboekSchema ontstond uit de behoefte aan standaardisatie. In Nederland bestond een grote variëteit aan boekhoudsystemen, wat het uitwisselen van gegevens lastig maakte. De overheid en diverse boekhoudorganisaties werkten samen aan een eenduidig schema, dat in 2012 werd geïntroduceerd. Sindsdien is RGS een belangrijke norm in de Nederlandse boekhoudpraktijk, die de samenwerking tussen bedrijven, accountants en instanties vereenvoudigt.
Hoe werkt RGS?
RGS werkt met een hiërarchische structuur, met grootboekrekeningen en onderliggende subrekeningen. Die indeling maakt het eenvoudig om financiële data te ordenen, en je kunt het schema afstemmen op de behoeften van je organisatie. Op basis van RGS genereer je standaardrapportages, vergemakkelijk je audits en verbeter je de interne controle. Ook de aansluiting op externe systemen en digitale factuurverwerking verloopt soepeler.
Voordelen en toepassing
Met gestandaardiseerde rapportages bespaar je tijd en verklein je de kans op fouten. De samenwerking met accountants en andere partijen verloopt makkelijker, omdat iedereen dezelfde codering hanteert, en audits worden eenvoudiger doordat alle gegevens uniform zijn vastgelegd. Vooral voor het MKB, waar tijd en middelen beperkt zijn, verlicht dat de administratieve last. Je past RGS toe door het te integreren in je boekhoudsoftware: begin met je huidige processen in kaart te brengen, bepaal welke onderdelen relevant zijn en informeer je medewerkers.
Waar moet je op letten?
Niet elk onderdeel van RGS is voor iedereen relevant, dus maatwerk loont. Zorg dat je medewerkers goed geïnformeerd zijn en dat je software de laatste versie van het schema ondersteunt, want RGS wordt regelmatig geactualiseerd. RGS sluit ook aan op wet- en regelgeving, zoals de richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving en de eisen van de Belastingdienst rond je btw-administratie. Zo blijf je compliant en houd je je administratie op orde.
RGS en TriFact365
Voor de duidelijkheid: TriFact365 beheert het RGS-schema niet, dat doet je boekhoudpakket. Wél sluit onze factuurverwerking er mooi op aan. TriFact365 herkent je facturen en bonnen en zet ze als boekingsvoorstel klaar met de juiste grootboekrekening en btw-code. Na jouw controle gaat de boeking naar je boekhoudpakket. Gebruikt dat pakket RGS, dan landen de boekingen netjes in het bijbehorende schema. Zo houd je je administratie consistent en actueel. Lees ook het verschil tussen GAAP en RGS, of ontdek de factuurverwerking van TriFact365.
Veelgestelde vragen
RGS is een gestandaardiseerd schema van grootboekrekeningen met een vaste codering. Doordat iedereen dezelfde codes gebruikt, wordt het uitwisselen van financiële gegevens tussen systemen eenvoudiger en zijn rapportages nauwkeuriger.
Nee. RGS is in Nederland een vrijwillige standaard. De Belastingdienst en brancheorganisaties ondersteunen het en het wordt steeds vaker aanbevolen, maar je bent niet verplicht om het te gebruiken.
RGS bespaart tijd met standaardrapportages, verkleint de kans op fouten en maakt de samenwerking met accountants en instanties eenvoudiger. Ook audits verlopen soepeler doordat alle gegevens uniform zijn vastgelegd.
Je integreert RGS in je boekhoudsoftware. Breng eerst je huidige processen in kaart, bepaal welke onderdelen relevant zijn, informeer je medewerkers en zorg dat je software de laatste versie van het schema ondersteunt.
TriFact365 beheert het RGS-schema niet, maar sluit erop aan. Het zet je facturen als boekingsvoorstel klaar met de juiste grootboekrekening en gaat naar je boekhoudpakket. Gebruikt dat pakket RGS, dan sluiten de boekingen aan op het schema.
Tot slot
Het Referentie GrootboekSchema brengt orde en uniformiteit in je grootboek, wat rapportages, audits en samenwerking makkelijker maakt. Kies boekhoudsoftware die RGS ondersteunt en houd het schema actueel. Met een tool als TriFact365 lever je bovendien consistente boekingen aan die netjes op dat schema aansluiten.
