Hoe lang administratie bewaren is een vraag die elke ondernemer tegenkomt. In Nederland geldt een wettelijke bewaarplicht: je bewaart je administratie in principe zeven jaar, en gegevens over onroerende zaken tien jaar. Dat geldt zowel digitaal als op papier. In dit artikel lees je welke termijn per documentsoort geldt, wanneer de termijn precies begint, wat er onder je administratie valt, wat digitaal bewaren wel en niet toestaat, en wat er gebeurt als je je er niet aan houdt.
Eerst twee dingen scheiden. De bewaarplicht is de verplichting om je administratie te bewaren; de bewaartermijn is hoe lang dat moet. En binnen je administratie is er verschil tussen basisgegevens, waarvoor de zeven jaar hard is, en overige gegevens, waarover je met de Belastingdienst afspraken kunt maken. Dat onderscheid bepaalt hoeveel je werkelijk moet bewaren.
Zoek je iets specifiekers? Wil je meteen de termijn per document, ga dan naar de bewaartermijnentabel. Vraag je je af vanaf wanneer je telt, spring dan naar wanneer de termijn begint. Twijfel je of je papier mag weggooien, dat staat bij digitaal bewaren. En gaat het je vooral om bonnetjes, lees dan over kassabonnen die vervagen.
Inhoudsopgave
- Hoe lang administratie bewaren volgens de wet
- Bewaartermijn per type document
- Wanneer begint de bewaartermijn?
- Wat valt er onder je administratie?
- Waarom geldt er een bewaarplicht?
- Mag je je administratie digitaal bewaren?
- Kassabonnen bewaren: het papier vervaagt
- Geldt de bewaarplicht ook als je stopt?
- Vier misvattingen over de bewaarplicht
- Tips om aan de bewaarplicht te voldoen
- Veelgestelde vragen over bewaartermijnen
- Tot slot
Hoe lang administratie bewaren volgens de wet
De hoofdregel is duidelijk: je bewaart je administratie minimaal zeven jaar. Dit is vastgelegd in de Algemene wet inzake rijksbelastingen. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een langere bewaartermijn van tien jaar, omdat de btw op een pand over tien jaar wordt herzien. De termijn gaat in nadat een boekjaar of overeenkomst is afgelopen, en deze regels gelden voor zowel papieren als digitale documenten.
Bewaartermijn per type document
Niet elk document heeft dezelfde bewaartermijn, en niet elke termijn telt vanaf hetzelfde moment. Dat tweede wordt het vaakst over het hoofd gezien:
| Document | Termijn | Telt vanaf |
| Inkoop- en verkoopfacturen | 7 jaar | Einde boekjaar |
| Bonnen en kassabonnen | 7 jaar | Einde boekjaar |
| Bankafschriften | 7 jaar | Einde boekjaar |
| Grootboek en subadministraties | 7 jaar | Einde boekjaar |
| Loon- en salarisadministratie | 7 jaar | Einde boekjaar |
| Contracten en overeenkomsten | 7 jaar | Einde van de overeenkomst |
| Gegevens over onroerende zaken | 10 jaar | Ingebruikname van het pand |
Let op de laatste twee rijen. Een contract dat tien jaar loopt, bewaar je dus zeventien jaar in totaal, en bij een bedrijfspand begint de tienjaarstermijn pas bij ingebruikname. Twijfel je over een specifiek document? Raadpleeg dan de Belastingdienst over het bewaren van je administratie voor de actuele voorwaarden.
Wanneer begint de bewaartermijn?
De termijn begint niet op de factuurdatum maar na afloop van het boekjaar waarin het document valt. Een factuur van maart 2026 hoort bij het boekjaar 2026, dat op 31 december afloopt. De zeven jaar lopen dan van 2027 tot en met 2033, waardoor je die factuur tot begin 2034 moet kunnen tonen. In de praktijk bewaar je een document dus bijna acht jaar.
Bij overeenkomsten werkt het anders: daar telt het einde van de overeenkomst, niet het jaar waarin je hem tekende. Een huurcontract dat in 2030 afloopt bewaar je dus tot 2037, ongeacht wanneer het is ingegaan.
Wat valt er onder je administratie?
De Belastingdienst merkt een aantal onderdelen aan als basisgegevens. Daarvoor is de termijn van zeven jaar hard:
- het grootboek;
- de debiteuren- en crediteurenadministratie;
- de in- en verkoopadministratie;
- de voorraadadministratie;
- de loonadministratie.
Daarnaast hoort alles wat van belang is voor de belastingheffing bij je administratie, van agenda’s en kladaantekeningen tot e-mails over zakelijke afspraken. Over gegevens die niet tot de basisgegevens behoren, kun je met de Belastingdienst afspraken maken over een kortere bewaartermijn of een minder gedetailleerde vastlegging. Leg zo’n afspraak schriftelijk vast, want zonder bewijs geldt bij een controle gewoon de hoofdregel.
Waarom geldt er een bewaarplicht?
De bewaarplicht bestaat zodat de Belastingdienst je aangiften kan controleren en fraude kan voorkomen. Daarnaast kun jij als ondernemer altijd verantwoording afleggen over je financiële zaken, en dat werkt ook in je voordeel: bij een geschil met een leverancier of een naheffing is je eigen administratie het bewijsmateriaal. Hierdoor biedt de bewaartermijn zowel jou als de overheid zekerheid.
Mag je je administratie digitaal bewaren?
Ja. Je mag je administratie volledig digitaal bewaren, zolang de documenten authentiek, compleet, leesbaar en toegankelijk blijven gedurende de hele bewaartermijn. Digitaal bewaren is bovendien veiliger dan papier: inkt vervaagt niet en je verliest niets bij brand of waterschade.
Er zit wel een kant aan die vaak wordt gemist: wat je digitaal ontvangt, bewaar je ook digitaal. Een factuur die per e-mail binnenkomt uitprinten en het bestand weggooien is niet toegestaan, want dan verlies je het originele bestand met de gegevens die erin zitten. Andersom mag wel: een papieren document scannen en het origineel weggooien is toegestaan, mits alle gegevens behouden blijven. Met TriFact365 kun je je facturen en documenten digitaal archiveren en zo aan die eisen voldoen.
Kassabonnen bewaren: het papier vervaagt
Een bonnetje is je aankoopbewijs: het laat zien wat je hebt gekocht, wanneer, voor welk bedrag en met welk btw-tarief. Zakelijk valt het onder dezelfde bewaarplicht van zeven jaar als je facturen. Alleen levert juist dit document in de praktijk het meeste gedoe op, want de meeste kassabonnen worden op thermisch papier gedrukt en dat vervaagt. Een bon die na twee jaar blanco is, voldoet niet meer aan de eis dat een document leesbaar blijft.
Je mag een papieren bon vervangen door een digitale versie, mits alle gegevens behouden blijven en het document de hele bewaartermijn beschikbaar en leesbaar is. Fotografeer de bon daarom bij het afrekenen in plaats van aan het eind van de maand: dan is hij nog scherp en raakt hij niet kwijt. Twijfel je of je het papieren origineel mag weggooien, overleg dat dan met je accountant.
Met de bonnetjes app van TriFact365 doen je collega’s dat met een foto, waarna de bon direct in je administratie staat met datum, bedrag en btw uitgelezen.
Geldt de bewaarplicht ook als je stopt?
Ja, en dat verrast veel ondernemers. Staak je je onderneming of schrijf je je uit bij de Kamer van Koophandel, dan blijft de bewaarplicht gewoon gelden voor de jaren die nog binnen de termijn vallen. Je bent dus ook na de laatste aangifte nog jaren verantwoordelijk voor die stukken.
Juist dan is digitaal bewaren praktisch. Een afgesloten archief in de cloud blijft benaderbaar zonder dat je dozen op zolder houdt, en je hoeft geen zakelijke abonnementen aan te houden waarvan je alleen het archief nog gebruikt. Regel vóór het staken waar je administratie terechtkomt en wie erbij kan.
Vier misvattingen over de bewaarplicht
- “Zeven jaar telt vanaf de factuurdatum.” Nee, vanaf het einde van het boekjaar. Daardoor bewaar je een document in de praktijk bijna acht jaar, en bij contracten nog langer omdat daar het einde van de overeenkomst telt.
- “Ik print de e-mailfactuur uit, dan mag het bestand weg.” Andersom. Wat je digitaal ontvangt, bewaar je digitaal. Een print is geen vervanging van het originele bestand; scannen van papier mag juist wel.
- “Als ik stop, mag ik alles weggooien.” De bewaarplicht loopt door na het staken van je onderneming, voor alle jaren die nog binnen de termijn vallen.
- “Alles moet zeven jaar, zonder uitzondering.” Voor de basisgegevens klopt dat, maar over de overige gegevens kun je met de Belastingdienst afspraken maken. Leg zo’n afspraak wel schriftelijk vast.
Tips om aan de bewaarplicht te voldoen
Wil je zorgeloos aan de bewaarplicht voldoen? Deze punten schelen het meest:
- Bewaar digitaal en centraal, zodat je niets kwijtraakt bij een verhuizing of een vertrekkende collega.
- Leg vast per boekjaar, niet per map met een naam die alleen jij begrijpt. Dan is duidelijk wanneer een jaar mag vervallen.
- Maak regelmatig een back-up en controleer één keer per jaar of je die ook echt kunt terugzetten.
- Houd documenten doorzoekbaar, op leverancier, bedrag en periode. Een controle kost dan uren in plaats van dagen.
- Scan bonnen bij ontvangst, niet bij de maandafsluiting, want thermisch papier vervaagt.
Zo blijft je administratie compleet en vind je elk document snel terug wanneer de Belastingdienst erom vraagt.
Veelgestelde vragen over bewaartermijnen
In principe zeven jaar, gerekend vanaf het einde van het boekjaar. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een bewaartermijn van tien jaar.
Na afloop van het boekjaar waarin het document valt, niet op de factuurdatum. Een factuur uit 2026 bewaar je daardoor tot begin 2034. Bij overeenkomsten telt het einde van de overeenkomst.
Facturen, bonnen en bankafschriften bewaar je zeven jaar, net als de rest van je administratie. Digitaal bewaren mag, zolang de documenten leesbaar blijven.
Het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie, de voorraadadministratie en de loonadministratie. Voor die onderdelen geldt de zeven jaar zonder uitzondering.
Ja. Je mag je administratie volledig digitaal bewaren, mits de documenten authentiek, compleet, leesbaar en toegankelijk blijven gedurende de hele bewaartermijn.
Nee. Wat je digitaal ontvangt, bewaar je ook digitaal; een print vervangt het originele bestand niet. Andersom mag wel: papier scannen en het origineel weggooien is toegestaan als alle gegevens behouden blijven.
Voor gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, geldt een bewaarplicht van tien jaar. Dat hangt samen met de herziening van de btw op onroerend goed over tien jaar.
Ja. Ook na het staken van je onderneming of uitschrijving bij de Kamer van Koophandel blijft de bewaarplicht gelden voor de jaren die nog binnen de termijn vallen.
Dan kan de Belastingdienst je administratie verwerpen en een naheffing of boete opleggen. Bovendien verschuift de bewijslast naar jou, wat een controle aanzienlijk lastiger maakt.
Een digitale versie mag de papieren bon vervangen, mits alle gegevens behouden blijven en het bestand de hele bewaartermijn leesbaar en beschikbaar is. Omdat thermisch papier vervaagt, is scannen bij ontvangst juist veiliger dan het origineel bewaren. Overleg bij twijfel met je accountant.
Tot slot
De vraag hoe lang administratie bewaren heeft een kort antwoord, zeven jaar, en een langere praktijk eromheen. Het gaat mis op de details: vanaf wanneer je telt, wat er onder je administratie valt, en het feit dat een digitaal ontvangen document ook digitaal bewaard moet blijven. Wie zijn administratie geordend en doorzoekbaar in de cloud houdt, per boekjaar, heeft die details niet paraat nodig. Dan is een controle een kwestie van opzoeken in plaats van terugzoeken.
