Scan en herken software: van factuur naar boekingsvoorstel in seconden

Scan en herken is technologie die papieren en digitale documenten automatisch omzet in gestructureerde data. Met OCR en zelflerende AI worden leverancier, bedragen en btw uit een factuur of bon herkend tot op regelniveau, zodat er een boekingsvoorstel klaarstaat in plaats van invoerwerk.

Zoek je iets specifieker? TriFact365 optimaliseert je complete pre-accounting, tot en met de journaalposten in je boekhoudpakket.

• Welke gegevens er uit een factuur komen? Zie het herkennen van factuurgegevens.
• Het complete traject van ontvangst tot boeking? Zie de verwerking van inkoopfacturen.
• Ook loonstroken, bankafschriften of contracten? Zie één portaal voor alle documenttypen.

In ons helpcenter vind je alle koppelingen met boekhoudpakketten.

Scan en herken verloopt in vier stappen: aanleveren, herkennen, controleren en boeken. De herkenning is realtime, dus tussen het aanleveren en het boekingsvoorstel zitten seconden.

1. Aanleveren

Mail facturen naar je eigen factuuradres, fotografeer een bon met de mobiele app, upload een stapel documenten of ontvang e-facturen via Peppol. Lever je via meerdere kanalen aan, dan komt alles in dezelfde werkvoorraad terecht. Een gescande stapel facturen wordt automatisch in losse documenten gesplitst. Upload of mail je documenten als pdf, als Word-bestand (.doc, .docx), als Excel-bestand (.xls, .xlsx) of als afbeelding (.jpg, .jpeg, .png, .tif, .tiff, .gif, .bmp): ze volgen allemaal dezelfde route.

2. Herkennen

De eerste stap in de herkenning is OCR, kort voor optical character recognition: de tekens op het document worden omgezet in leesbare tekst. Daarna leest zelflerende AI met onze eigen taalmodellen de kopgegevens en de factuurregels samen uit, van leverancier, factuurnummer en factuurdatum tot KvK-nummer, btw-nummer en IBAN, begrijpt welk veld waar staat, koppelt de regels aan de juiste grootboekrekening en btw-code en zet het geheel klaar als boekingsvoorstel. Staan er meerdere btw-tarieven op één factuur, dan krijgt elke regel zijn eigen code. Is de leverancier nog niet bekend in je administratie, dan volgt er een voorstel om de relatie aan te maken.

3. Controleren

Je ziet per veld waar de data gevonden is en past aan wat je wilt. Daarnaast kun je facturen eerst door een goedkeuringsroute sturen. Mist er een gegeven, dan sleep je het van de factuur naar het juiste veld in plaats van het over te typen.

4. Boeken en bewaren

De journaalpost gaat via de koppeling naar je boekhoudpakket. Het document blijft doorzoekbaar in het archief, zodat je aan de bewaarplicht voldoet. Kan je boekhoudpakket geen pdf bij de journaalpost bewaren, dan vind je het originele document altijd terug in het archief van TriFact365.

Klaar om je factuurverwerking te automatiseren? Je koppelt je boekhoudpakket, mailt je eerste factuur en ziet zelf wat er wordt herkend. Installatie of een consultant is niet nodig.

Veel boekhoudpakketten hebben zelf een scanfunctie. Daarnaast bestaan er losse scan en herken systemen die je aan je pakket koppelt. Het verschil zit in wat er buiten dat ene pakket nog mogelijk is, en daar draait de keuze om. Verwerk je een handvol facturen per maand in één administratie, dan kom je met de ingebouwde functie prima weg. Komen er meerdere administraties, verschillende pakketten of goedkeuringsroutes bij, dan gaat het wringen. Een apart programma is dan meestal de rustigere keuze. Deze punten helpen je vergelijken.

TriFact365 vervangt je boekhoudpakket niet. Het zit ervoor: wij maken het boekingsvoorstel, jij geeft akkoord en de journaalpost gaat via de koppeling naar het pakket dat je al gebruikt. Als officieel partner van onder meer Exact, AFAS, Visma en Twinfield werken we op deze manier voor 28.000 bedrijven en meer dan 500 accountancy- en boekhoudkantoren in Nederland.

De koppeling bepaalt hoe de journaalpost in je administratie terechtkomt. Per pakket verschilt wat er wordt gesynchroniseerd en hoe je het inricht, dus kijk even bij het pakket waar jij mee werkt.

Bij TriFact365 betaal je een vast bedrag per maand plus een tarief per verwerkt document. Het Standaard-abonnement begint bij 10 euro per maand plus 18 cent per verwerkte factuur. Een rustige maand kost daardoor minder dan een piekmaand, en je betaalt nooit voor documenten die je niet hebt verwerkt.

Implementatiekosten zijn er niet en een consultant heb je niet nodig. Je start met 30 dagen gratis en koppelt je boekhoudpakket zelf. De actuele tarieven per abonnementsvorm staan op de pagina met abonnementen.