Bonnen scannen voor je boekhouding betekent dat je papieren en digitale bonnetjes automatisch laat uitlezen, zodat de gegevens zonder overtypen in je administratie belanden. Goede scan-en-herken-software herkent je bonnen nauwkeurig, koppelt met je boekhoudpakket en houdt rekening met de bewaarplicht. In dit artikel lees je waar je op let en hoe je de juiste software kiest.
Inhoudsopgave
Wat is bonnen scannen voor je boekhouding?
Bonnen scannen voor je boekhouding is het digitaliseren en automatisch uitlezen van zakelijke bonnetjes met scan-en-herken-technologie. De software herkent de belangrijke gegevens, zoals leverancier, datum, bedrag en btw, en zet die klaar als boekingsvoorstel voor je boekhouding. Zo verdwijnt het handmatig overtypen en houd je je administratie actueel. Het gaat hier om zakelijke bon- en factuurverwerking voor je administratie, niet om consumenten-apps voor kassakortingen of spaarpunten.
Waar let je op bij goede software?
De beste scan-en-herken-software voor bonnetjes onderscheidt zich op een paar punten. Let bij je keuze op:
- Nauwkeurige herkenning. Een combinatie van OCR en zelflerende AI leest ook lastige of vervaagde bonnetjes betrouwbaar uit.
- Koppeling met je boekhoudpakket. De gegevens moeten na jouw controle rechtstreeks naar je boekhouding kunnen, zonder overtypen.
- Eenvoudig aanleveren. Een mobiele app voor onderweg, plus aanlevering per e-mail en in bulk, scheelt veel tijd.
- Bewaarplicht en archief. Bonnen vallen onder de bewaarplicht, dus digitaal en toegankelijk bewaren is belangrijk.
- Controle en autorisatie. Je wilt een voorstel kunnen controleren en goedkeuren voordat een boeking definitief wordt.
Bonnen scannen met TriFact365
TriFact365 vinkt die punten af. Je fotografeert een bon met de mobiele app of stuurt ‘m per e-mail in, waarna de software de gegevens herkent en als boekingsvoorstel klaarzet. Na jouw controle en verzending komt de boeking in je gekoppelde boekhoudpakket, zoals Exact Online, Twinfield of SnelStart. Goed om te weten: TriFact365 werkt met een gekoppeld boekhoudpakket en is bedoeld voor zakelijke bon- en factuurverwerking. Meer weten over de techniek erachter? Lees hoe scannen en herkennen werkt.
Veelgestelde vragen
Het is het digitaliseren en automatisch uitlezen van zakelijke bonnetjes met scan-en-herken-software. De gegevens (leverancier, datum, bedrag, btw) worden herkend en als boekingsvoorstel klaargezet voor je boekhouding, zonder handmatig overtypen.
Aan nauwkeurige herkenning (OCR en AI), een koppeling met je boekhoudpakket, eenvoudige aanlevering via app en e-mail, ondersteuning van de bewaarplicht, en de mogelijkheid om voorstellen te controleren en goed te keuren.
Ja. Met de mobiele app van TriFact365 fotografeer je een bon onderweg, waarna de software de gegevens herkent en klaarzet. Zo raak je geen bonnetjes meer kwijt en houd je je administratie bij.
Zakelijke bonnen vallen onder de bewaarplicht van zeven jaar (voor onroerend goed tien jaar). Digitaal bewaren mag, mits de bonnen authentiek, leesbaar en toegankelijk blijven.
Je levert een bon aan via de app of per e-mail. TriFact365 herkent de gegevens en zet ze als boekingsvoorstel klaar. Na jouw controle komt de boeking in je gekoppelde boekhoudpakket, zoals Exact Online, Twinfield of SnelStart.
Tot slot
Bonnen scannen voor je boekhouding scheelt tijd, voorkomt kwijtgeraakte bonnetjes en houdt je administratie actueel. Let bij je keuze op nauwkeurige herkenning, een goede koppeling en de bewaarplicht. Met TriFact365 lever je bonnen moeiteloos aan en komen ze na controle netjes in je boekhoudpakket terecht.
