Crediteren is het geheel of gedeeltelijk terugdraaien van een eerder verstuurde factuur met een creditfactuur (creditnota). Je doet dit bij een fout op de factuur, een retour, een geannuleerde order of een korting achteraf. In dit artikel lees je wat crediteren precies betekent, wanneer je crediteert, wat er op een creditfactuur hoort, hoe de btw werkt en hoe je het proces automatiseert.
Inhoudsopgave
Wat betekent crediteren?
Crediteren is het proces waarbij je (een deel van) een eerder verzonden factuur terugdraait. Dat gebeurt via een creditfactuur, ook wel creditnota genoemd: een officiële correctie op een eerdere factuur die vermeldt welk bedrag wordt teruggegeven of kwijtgescholden. Een al verstuurde factuur mag je namelijk niet zomaar aanpassen of verwijderen, je corrigeert die met een aparte creditfactuur.
Wanneer crediteer je een factuur?
Er zijn verschillende situaties waarin een creditnota nodig is. De meest voorkomende zijn:
- Fout in de factuur: een verkeerd bedrag, fout btw-tarief, verkeerde klantgegevens of een dubbel gefactureerd product.
- Retourzending: de klant heeft (een deel van) de levering teruggestuurd, waardoor (een deel van) het factuurbedrag vervalt.
- Annulering van een order: een bestelling wordt na facturatie geannuleerd, dus het bedrag moet worden teruggedraaid.
- Kortingen of compensaties achteraf: je kent na de factuurdatum alsnog een korting of compensatie toe.
Wat staat er op een creditfactuur?
Een creditfactuur lijkt qua opmaak sterk op een gewone factuur, maar met een negatief bedrag. Belangrijke elementen zijn:
- Verwijzing naar de oorspronkelijke factuur (factuurnummer en datum)
- Een negatief bedrag, met duidelijk de aanduiding “creditfactuur” of “creditnota”
- Beschrijving van de reden van creditering
- Klant- en bedrijfsgegevens
- Btw-specificatie (indien van toepassing)
Een creditfactuur moet aan dezelfde factuureisen van de Belastingdienst voldoen als een gewone factuur.
Boekhoudkundig effect van een creditfactuur
In je administratie verwerk je een creditfactuur als een negatieve omzet. Dit verlaagt je totale opbrengsten en het bedrag aan af te dragen btw. Voor de klant betekent het meestal een terugbetaling of een vermindering van het openstaande bedrag.
Hoe zit het met btw?
Bevatte de originele factuur btw, dan corrigeer je op de creditfactuur ook de btw, niet alleen het nettobedrag. Je neemt het gecrediteerde bedrag en de bijbehorende btw negatief op in de btw-aangifte van het tijdvak waarin je de creditfactuur uitreikt. Gebruik daarbij hetzelfde btw-tarief als op de oorspronkelijke factuur.
Tips voor correct crediteren
- Zorg dat je creditfacturen duidelijk en traceerbaar zijn.
- Gebruik doorlopende factuurnummers, ook voor creditnota’s.
- Vermeld altijd de reden van creditering.
- Verstuur de creditfactuur zo snel mogelijk na ontdekking van de fout of wijziging.
Crediteren automatiseren met TriFact365
Ontvang je regelmatig creditfacturen van leveranciers, dan bespaart automatische verwerking je veel handwerk. TriFact365 herkent inkomende creditnota’s automatisch en zet een boekingsvoorstel klaar in je eigen TriFact365-portal. Na jouw controle en akkoord komt de boeking in je boekhoudpakket, net als bij een gewone inkoopfactuur, maar dan met een negatief bedrag. Zo blijft je administratie snel en nauwkeurig up-to-date. Ontdek hoe je facturen en creditnota’s automatisch herkent of je hele factuurverwerking stroomlijnt.
Veelgestelde vragen over crediteren
Crediteren is het geheel of gedeeltelijk terugdraaien van een eerder verstuurde factuur met een creditfactuur (creditnota). Zo corrigeer je een fout, een retour, een annulering of een korting achteraf.
Inhoudelijk is er geen verschil: beide zijn een correctie op een eerdere factuur. Creditnota is de boekhoudkundige term, creditfactuur de spreektaalvariant.
Je neemt het gecrediteerde bedrag en de bijbehorende btw negatief op in de aangifte van het tijdvak waarin je de creditfactuur uitreikt. Daardoor verlaagt de creditfactuur je omzet en je af te dragen btw.
Nee. Een al verstuurde factuur mag je niet zomaar wijzigen of verwijderen. Je corrigeert die met een aparte creditfactuur die duidelijk naar de oorspronkelijke factuur verwijst.
Ja. Ontvang je een creditfactuur, dan herkent TriFact365 die automatisch en zet een boekingsvoorstel klaar in je portal. Na jouw controle komt de boeking in je boekhoudpakket.
Tot slot
Crediteren is een belangrijk onderdeel van een correcte en transparante administratie. Het voorkomt misverstanden met klanten en zorgt dat je aan de fiscale regels voldoet. Of het nu gaat om een fout, een retour of een tegemoetkoming: een goede creditfactuur helpt je professioneel te blijven én vertrouwen te behouden.
