Een XML-factuur is een factuur in een gestructureerd, machineleesbaar formaat (XML) waarmee boekhoudsoftware de gegevens automatisch inleest en verwerkt, zonder overtypen. Een bestaande PDF-factuur zet je om naar XML met scan-en-herken-software die de gegevens uitleest (OCR) en omzet. Daardoor bespaar je tijd, maak je minder fouten en verwerk je facturen sneller. Hieronder lees je wat een XML-factuur precies is, hoe de omzetting werkt en wat de voordelen zijn.
Inhoudsopgave
Waarom een XML-factuur?
XML is een gestructureerd dataformaat dat veel wordt gebruikt voor elektronische factuurverwerking. Het maakt automatische verwerking door boekhoudsoftware mogelijk en vermindert handmatig werk. Een XML-factuur zorgt ervoor dat gegevens zoals factuurnummer, datum, bedragen en btw-tarieven direct worden herkend en correct worden verwerkt.
Hoe werkt de omzetting van facturen?
Met TriFact365 verloopt dit proces volledig automatisch:
- Upload de factuur – Een gebruiker kan eenvoudig een PDF-, UBL-, XML- of papieren factuur uploaden.
- Automatische herkenning – Onze slimme OCR-technologie herkent de factuurgegevens en zet deze om in een gestructureerd XML-bestand.
- Controle en validatie – Het systeem controleert de uitgelezen gegevens en biedt de mogelijkheid om eventuele correcties door te voeren.
- Naar de boekhouding – Na jouw goedkeuring komt het boekingsvoorstel in je boekhoudpakket, waardoor handmatige invoer overbodig wordt.
Wat zijn de voordelen van een XML-factuur?
- Tijdsbesparing: geen handmatige invoer meer nodig, alles gebeurt automatisch.
- Nauwkeurigheid: minder kans op fouten dankzij automatische herkenning en validatie.
- Integratie: naadloze koppelingen met diverse boekhoudprogramma’s voor een gestroomlijnde workflow.
- Gebruiksvriendelijk: een intuïtieve interface waarmee iedereen eenvoudig facturen kan verwerken.
XML, UBL en Peppol: hoe hangt dit samen?
XML is het onderliggende formaat; UBL (Universal Business Language) is een veelgebruikte, gestandaardiseerde XML-variant speciaal voor facturen. Een UBL-factuur die via het Peppol-netwerk wordt verstuurd, heet een Peppol-factuur. Kortom: XML is de taal, UBL de standaard en Peppol het netwerk. Wil je hier meer over weten, lees dan onze uitleg over Peppol e-facturatie.
Veelgestelde vragen over de XML-factuur
Een PDF-factuur is vooral gemaakt om te lezen, waardoor iemand de gegevens handmatig moet overtypen. Een XML-factuur bevat dezelfde gegevens in machineleesbare, gestructureerde vorm, zodat software ze automatisch verwerkt. Daardoor boek je een XML-factuur sneller en met minder fouten.
Ja. Zodra een factuur als XML (of UBL) binnenkomt, leest je boekhoudpakket of TriFact365 de gegevens rechtstreeks in en zet ze als boeking klaar. Zo verdwijnt de handmatige invoer volledig en houd je alleen de controle.
UBL is een veelgebruikte, gestandaardiseerde variant van XML speciaal voor facturen. Elke UBL-factuur is dus XML, maar niet elk XML-bestand volgt de UBL-standaard.
Voor overheidsopdrachten is e-facturatie in een gestructureerd formaat in veel EU-landen al verplicht. Voor B2B wordt gestructureerde e-facturatie in de EU vanaf 1 juli 2030 verplicht, meestal via UBL over het Peppol-netwerk.
Ja. TriFact365 leest binnenkomende XML- en UBL-facturen automatisch in en maakt er een boekingsvoorstel van, dat na jouw controle in je boekhoudpakket komt. PDF-facturen zet het via herkenning om naar gestructureerde data.
Wil je jouw factuurverwerking naar een hoger niveau tillen? Ontdek hoe TriFact365 je helpt bij het omzetten en verwerken van facturen naar XML en bespaar kostbare tijd.
