Factuurverwerking software: één plek, jouw werkwijze

Factuurverwerking is het proces dat een factuur doorloopt van ontvangst tot archief: herkennen, controleren, goedkeuren, boeken en bewaren. Met factuurverwerking software verloopt dat digitaal en grotendeels automatisch, ook voor e-facturen via UBL en Peppol.

Je boekhoudpakket kan vaak zelf facturen inlezen, maar de verwerking blijft gebonden aan de administraties en mogelijkheden van dat pakket. TriFact365 vormt de pre-accountinglaag ervoor: facturen uit verschillende administraties komen samen in één werkvoorraad, ook als die administraties in verschillende boekhoud- of ERP-pakketten staan.

Via de koppeling gebruikt TriFact365 de gegevens van de juiste administratie voor het boekingsvoorstel. Hoe het voorstel per factuurregel ontstaat, lees je bij factuurherkenning; de inrichting van goedkeuringen en procuratie staat bij workflows.

Factuurverwerking verloopt in vijf stappen: aanleveren, coderen, fiatteren, boeken en archiveren. De eerste twee doet de software, bij de derde en vierde houd jij de beslissing. Per stap staat hieronder wat TriFact365 doet en waar je boekhoudpakket het overneemt.

1. Aanleveren

Facturen komen binnen via je eigen factuurmailadres, een upload in het portaal, de mobiele app of als e-factuur via Peppol. Ongeacht het kanaal komt alles in dezelfde werkvoorraad terecht. Wat er precies uit een document wordt gelezen, lees je op de pagina over scan en herken software.

2. Coderen

Coderen is het opbouwen van het boekingsvoorstel. Per factuurregel komt er een voorstel voor grootboekrekening en btw-code, aangevuld met de crediteurgegevens uit je administratie. Staan er meerdere btw-tarieven op één factuur, dan splitst het voorstel mee.

3. Fiatteren

Inkoopfacturen, verkoopfacturen en bonnen stuur je desgewenst eerst door een goedkeuringsroute. De fiatteur ziet het boekingsvoorstel met het document ernaast en accordeert, of keurt af met een toelichting in het opmerkingenveld. Vragen om een akkoord per mail is daarmee niet meer nodig.

4. Boeken

Zodra jij akkoord geeft, gaat de journaalpost via de koppeling naar je boekhoudpakket, met het originele document of een link ernaar. Vanaf dat moment neemt je boekhoudpakket het over: rapportage, btw-aangifte en betaling. TriFact365 dekt de weg ernaartoe, tot en met de journaalpost.

5. Archiveren

Het document blijft doorzoekbaar bewaard naast de journaalpost, zodat je bij een controle het origineel direct terugvindt en aan de bewaarplicht voldoet. Je accountant geef je via een extra gebruiker toegang tot dat archief, zonder dat hij in je boekhoudpakket hoeft.

Wat de wet daarbij van je vraagt, gaat verder dan bewaren alleen. Je moet gedurende de hele bewaartermijn de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur kunnen aantonen. Die termijn is in Nederland doorgaans zeven jaar (zie de brochure van de Belastingdienst over de fiscale bewaarplicht). Doordat het originele document naast de journaalpost blijft staan met een audit trail eromheen, is dat aantoonbaar in plaats van aannemelijk.

Voorbeeld: één factuur door het proces

Neem een factuur van je leverancier van 1.000 euro exclusief btw, met 21 procent btw en twee kostenregels: 700 euro kantoorkosten en 300 euro softwarelicenties. Zo ziet die factuur eruit per stap.

Let op de tweede regel: omdat de twee kostenregels apart worden voorgesteld, hoeft niemand de splitsing zelf te maken. Dat is het verschil tussen gegevens uitlezen en een boekingsvoorstel klaarzetten.

Inkoopfacturen digitaal verwerken, en verkoopfacturen ook

Het grootste deel van de stroom bestaat uit inkoopfacturen: rekeningen die je van leveranciers ontvangt. Die inkoopfacturen digitaal verwerken is waar de meeste tijd te winnen valt, omdat ze met tientallen per week binnenkomen in wisselende opmaak en formaten. TriFact365 leest ze uit, stelt de codering voor en levert de journaalpost aan je boekhoudpakket.

Verkoopfacturen vormen een kleiner deel, maar lopen tegen een ander probleem aan. Factureer je vanuit een apart facturatiepakket in plaats van vanuit je boekhoudpakket, dan staan die verkoopfacturen buiten je administratie. Ook die lever je aan bij TriFact365, waarna ze herkend worden en als journaalpost in bijvoorbeeld Exact Online belanden. Ook je accountant kan dat voor je doen, zodat de omzetkant net zo bij is als de kostenkant.

Bonnen en declaraties gaan door dezelfde werkvoorraad, net als de extra documentcategorieën die je daarnaast kunt activeren. Daardoor heb je één plek voor alles wat binnenkomt, in plaats van losse stromen.

Waar let je op bij het kiezen van factuurverwerking software?

De pakketten lijken op papier op elkaar. Deze vijf punten maken in de praktijk het verschil, ongeacht welke leverancier je vergelijkt.

• Koppelt het met jouw pakket, en hoe diep? Een koppeling die alleen een pdf aflevert scheelt weinig. Vraag of de journaalpost inclusief btw-codes en het originele document meegaat.
• Herkent het op regelniveau of alleen de totalen? Staan er meerdere btw-tarieven op één factuur, dan bepaalt dit of je alsnog handmatig moet splitsen.
• Zit de goedkeuring in dezelfde omgeving? Loopt fiatteren via e-mail, dan verschuift het knelpunt van invoeren naar wachten.
• Blijft het document bewaard naast de boeking? Voor de bewaarplicht en bij een controle wil je het origineel terugvinden zonder in mailboxen te zoeken.
• Wat gebeurt er met e-facturen? UBL en Peppol halen de tekenherkenning weg, maar niet de vraag op welke grootboekrekening het hoort. Vraag hoe het pakket dat oplost.

Werk je voor meerdere administraties, dan komen daar de eisen van een kantooromgeving bij: per klant scheiden, rechten per medewerker en overzicht over alle dossiers. Daarvoor is er een aparte omgeving voor het accountantskantoor.