Vrijgesteld van btw betekent dat je over een levering of dienst geen btw in rekening brengt, omdat de activiteit buiten de btw valt. Je factuur bevat dan geen btw-bedrag, maar je mag de btw op de bijbehorende kosten ook niet aftrekken. In dit artikel lees je wanneer een vrijstelling geldt, hoe je dat op de factuur vermeldt, waarin een vrijstelling verschilt van het nultarief en van verlegging, en hoe een factuur mét btw is opgebouwd.
Eerst drie situaties scheiden. Een lege btw-kolom op een factuur kan drie dingen betekenen, en ze worden verschillend geboekt: een vrijstelling (geen btw verschuldigd, geen aftrekrecht), het nultarief (btw tegen 0 procent, aftrekrecht blijft) of verlegging (btw volledig verschuldigd, maar door je klant). Wie die drie door elkaar haalt, boekt de kosten of de aftrek verkeerd. De tarieven in dit artikel zijn Nederlands.
Zoek je iets specifiekers? Bouw je een factuur op, kijk dan bij facturen maken. Staat er geen btw op omdat die is verlegd, lees dan btw verlegd. En voor de boekhoudkant zie je btw boeken. Wil je meteen de opbouw van een factuur met twee tarieven zien, ga naar het rekenvoorbeeld.
Inhoudsopgave
- Wat betekent vrijgesteld van btw?
- Wanneer geldt een vrijstelling?
- Vrijstelling, nultarief of verlegging?
- Wat zet je op een factuur zonder btw?
- Een voorbeeldfactuur: vrijgestelde prestatie
- En met btw: een factuur met twee tarieven
- Vier veelgemaakte fouten
- De btw van je facturen uitlezen
- Veelgestelde vragen
- Tot slot
Wat betekent vrijgesteld van btw?
Bij een vrijstelling valt je dienst of levering buiten de btw. Je brengt dus geen btw in rekening en je hoeft die ook niet af te dragen. Daar staat iets tegenover dat vaak wordt vergeten: je mag de btw die je zelf op inkopen betaalt niet meer aftrekken. Die btw wordt onderdeel van je kosten. Voor een vrijgestelde ondernemer is een inkoopfactuur met 21 procent btw dus 21 procent duurder dan voor een collega die de btw wél kan terugvragen.
Wanneer geldt een vrijstelling?
De vrijstellingen zijn wettelijk vastgelegd en gelden per soort activiteit, niet per keuze. De bekendste zijn:
- Zorg: diensten van artsen, tandartsen, fysiotherapeuten en vergelijkbare beroepen.
- Onderwijs: wettelijk erkend onderwijs en bepaalde bijlessen.
- Financiële diensten en verzekeringen.
- Verhuur van onroerend goed, met uitzonderingen waarvoor je kunt kiezen voor btw-belaste verhuur.
- Sport, cultuur en sociaal werk, onder voorwaarden.
Twijfel je of jouw activiteit eronder valt, controleer dat bij de Belastingdienst. Naast deze vrijstellingen bestaat de kleineondernemersregeling, waarbij je onder een omzetgrens buiten de btw blijft. Dat is geen vrijstelling per activiteit maar per onderneming.
Vrijstelling, nultarief of verlegging?
| Btw op factuur | Btw verschuldigd? | Recht op aftrek? | |
| Vrijstelling | geen | nee | nee |
| Nultarief (0%) | 0% | ja, tegen 0% | ja |
| Verlegd | geen, met vermelding | ja, door de afnemer | ja |
Op de factuur zien deze drie er vrijwel identiek uit: de btw-kolom is leeg. In de boekhouding lopen ze volledig uiteen, en de derde kolom is waar het geld zit. Een lege btw-kolom is dus geen conclusie maar een vraag: welke van de drie is het?
Wat zet je op een factuur zonder btw?
Alle gewone factuurvereisten blijven gelden: factuurnummer, datum, gegevens van beide partijen, een omschrijving van wat je hebt geleverd en het bedrag. Wat erbij komt, is de reden waarom er geen btw op staat. Vermeld dus expliciet dat het om een vrijgestelde prestatie gaat, of dat de btw is verlegd, of dat het nultarief geldt. Zonder die vermelding kan je klant niet vaststellen hoe hij de factuur moet boeken, en bij verlegging is de regeling zelfs niet geldig.
Een voorbeeldfactuur: vrijgestelde prestatie
Stel dat je fysiotherapeut bent en vijf behandelingen van € 100 factureert. Die prestatie is vrijgesteld, dus de factuur ziet er zo uit:
| Regel | Aantal | Bedrag |
| Fysiotherapeutische behandeling | 5 | € 500,00 |
| Btw | geen: vrijgestelde prestatie | |
| Totaal te betalen | € 500,00 |
Let op drie dingen. Er staat geen btw-tarief en geen btw-bedrag, en dus ook geen subtotaal exclusief btw: het bedrag is het bedrag. Wat er wél staat is de reden, want zonder die vermelding weet je klant niet of het om een vrijstelling, het nultarief of verlegging gaat. En het bedrag is niet lager geworden: was dezelfde behandeling belast tegen 21 procent, dan had er € 105 btw op gestaan en was het totaal € 605.
De rekening komt aan de inkoopkant. Koop je als vrijgestelde ondernemer een laptop van € 1.000 exclusief btw, dan betaal je € 1.210 en boek je dat volledige bedrag als kosten. Je collega die btw-belaste prestaties verricht, vraagt die € 210 terug en houdt € 1.000 aan kosten over. Datzelfde apparaat is voor jou dus 21 procent duurder, en dat is de kern van wat een vrijstelling doet.
En met btw: een factuur met twee tarieven
Breng je wél btw in rekening, dan krijgt elk tarief zijn eigen subtotaal. Stel dat je advieswerk factureert tegen 21 procent en een boek tegen 9 procent:
| Regel | Exclusief btw | Tarief | Btw |
| Advies, 10 uur | € 1.000,00 | 21% | € 210,00 |
| Vakboek | € 100,00 | 9% | € 9,00 |
| Subtotaal exclusief btw | € 1.100,00 | ||
| Totaal btw | € 219,00 | ||
| Totaal te betalen | € 1.319,00 |
Zet je alleen “btw € 219,00” op de factuur zonder de splitsing, dan kan niemand meer bepalen hoeveel bij 21 procent hoorde en hoeveel bij 9 procent. Terugrekenen kan niet zonder de verhouding te kennen, en juist die splitsing vraagt de aangifte. Daarom is de uitsplitsing per tarief een vereiste en geen service.
Vier veelgemaakte fouten
- Vrijstelling en verlegging verwarren. Bij verlegging is de btw wél verschuldigd, alleen door je klant. Boek je hem als vrijgesteld, dan komt die aangifte tekort.
- Als vrijgestelde ondernemer toch btw aftrekken. Dat aftrekrecht is er niet, en dit is de post waar een controle als eerste naar kijkt.
- Geen reden vermelden bij een lege btw-kolom. Je klant weet dan niet hoe hij moet boeken, en bij verlegging is de regeling zonder vermelding ongeldig.
- Eén btw-bedrag bij meerdere tarieven. Dat is de € 219 uit het voorbeeld hierboven, onbruikbaar omdat de splitsing mist.
De btw van je facturen uitlezen
Aan de ontvangende kant is de btw-uitsplitsing precies het werk dat tijd kost: per factuur bepalen welke regel welk tarief heeft en de bedragen apart invoeren. TriFact365 herkent je inkoopfacturen en zet een boekingsvoorstel klaar in je eigen portal, met per regel het nettobedrag, het btw-bedrag en de juiste btw-code, ook bij facturen waar de btw-kolom leeg is omdat er is verlegd. Na jouw controle en akkoord komt de boeking in je boekhoudpakket, met het document ernaast. Lees meer over geautomatiseerde factuurverwerking.
Veelgestelde vragen
Dat je over een levering of dienst geen btw in rekening brengt omdat de activiteit buiten de btw valt. Je draagt geen btw af, maar mag de btw op je eigen inkopen ook niet aftrekken.
Onder andere zorg, wettelijk erkend onderwijs, financiële diensten en verzekeringen, verhuur van onroerend goed en bepaalde sport-, cultuur- en sociale activiteiten. De vrijstellingen liggen wettelijk vast per soort activiteit.
Bij een vrijstelling is geen btw verschuldigd en heb je geen recht op aftrek. Bij het nultarief is btw verschuldigd tegen 0 procent en houd je het aftrekrecht wel. Op de factuur lijken ze identiek.
Alle gewone factuurvereisten, plus de reden waarom er geen btw op staat: een vrijgestelde prestatie, het nultarief of btw verlegd. Zonder die vermelding weet je klant niet hoe hij moet boeken.
Nee. Wie vrijgestelde prestaties verricht, heeft geen recht op aftrek van voorbelasting. Die btw wordt onderdeel van je kosten, waardoor een inkoop met 21 procent btw voor jou ook 21 procent duurder is.
Elk tarief krijgt zijn eigen subtotaal. Bij € 1.000 tegen 21% en € 100 tegen 9% vermeld je € 210 en € 9 apart, met een subtotaal van € 1.100, btw van € 219 en een totaal van € 1.319.
TriFact365 herkent je inkoopfacturen en zet een boekingsvoorstel klaar met per regel het nettobedrag, de btw en de juiste btw-code, ook als de btw-kolom leeg is. Na jouw controle komt de boeking in je boekhoudpakket.
Tot slot
Vrijgesteld van btw klinkt als een voordeel, maar het is vooral een andere positie: geen btw in rekening brengen betekent ook geen btw terugvragen. Belangrijker nog is dat je een lege btw-kolom nooit als vanzelfsprekend leest. Vrijstelling, nultarief en verlegging zien er op papier hetzelfde uit en worden verschillend geboekt, dus zet de reden er altijd bij.
