Een inkoopfactuur boeken in Exact Online kan op vier manieren: handmatig invoeren, via de scanservice van Exact, door een e-factuur te importeren, of met herkenningssoftware die de boeking voorbereidt. Ze leiden tot dezelfde journaalpost, maar verschillen sterk in tijd per factuur en in wat je zelf moet controleren.
Hieronder zetten we de vier routes naast elkaar, met de aandachtspunten die specifiek bij Exact Online spelen. Zoek je de algemene uitleg over boeken en de journaalpost, lees dan eerst hoe je een factuur inboekt.
Inhoudsopgave
Vier routes naar dezelfde boeking
Waar de factuur ook vandaan komt, uiteindelijk staat er in Exact Online een boeking met een crediteur, een kostenrekening, een btw-code en het document als bijlage. Het verschil zit in wie die velden invult: jij, de software, of de leverancier zelf doordat hij een gestructureerde e-factuur stuurt.
1. Handmatig invoeren
De basisroute: je opent het inkoopdagboek, kiest de crediteur, voert factuurnummer, datum en bedragen in, kiest de btw-code en koppelt het document. Bij een handvol facturen per maand werkt dat prima en heb je niets extra’s nodig.
Reken op enkele minuten per factuur, inclusief het openen van de pdf en het controleren van de bedragen. Bij twintig facturen is dat een uur per maand, bij tweehonderd een werkdag.
2. Via de scanservice van Exact
Exact Online kent automatische factuurverwerking: je stuurt documenten in en krijgt een boekingsvoorstel terug. In elk abonnement zijn drie automatisch verwerkte documenten per maand inbegrepen. Wil je er meer, dan activeer je een bundel; binnen die bundel kost een verwerkt document 39 cent, daarbuiten 50 cent.
De tarieven en voorwaarden staan op de prijzenpagina van Exact. Controleer ze daar, want ze veranderen. Exact brengt deze route samen met e-facturen en goedkeuringsflows onder de noemer no hands accounting.
3. Facturen importeren als e-factuur
Stuurt je leverancier een e-factuur in UBL-formaat of via Peppol, dan staan de gegevens al gestructureerd in het bestand. Er valt niets te herkennen: het inlezen gaat rechtstreeks. Exact Online ondersteunt onder meer UBL, Peppol BISv3 en SI-UBL 2.0.
Let op één misverstand: een e-factuur bespaart het lezen, niet het boeken. De regels moeten nog steeds aan de juiste grootboekrekening en btw-code worden gekoppeld, en dat gebeurt niet vanzelf. Zeker bij een factuur met meerdere btw-tarieven of kostenplaatsen blijft er werk over.
4. Met herkenningssoftware ervoor
TriFact365 is officieel partner van Exact en gespecialiseerd in pre-accounting software: de laag die het voortraject van de boekhouding regelt. De vierde route zet die laag vóór Exact Online. Documenten komen binnen via e-mail, de mobiele app, upload of Peppol, worden herkend tot op regelniveau en gaan langs een goedkeuringsroute. Pas na jouw akkoord gaat de journaalpost via de koppeling naar Exact Online.
Het verschil met route 2 en 3 zit in twee dingen. De herkenning gaat per factuurregel, dus met een voorstel voor grootboekrekening en btw-code per regel in plaats van alleen de kopgegevens. En de software onthoudt de boeking per leverancier, waardoor de tweede factuur van dezelfde partij minder correctie vraagt dan de eerste.
Wat is een boekingsvoorstel in Exact Online?
Een boekingsvoorstel is een ingevulde maar nog niet definitieve boeking: de crediteur, het factuurnummer, de datum, de bedragen, de btw-code en de grootboekrekening staan klaar, maar er is nog niets vastgelegd in je administratie. Jij controleert het voorstel en geeft akkoord; pas daarna ontstaat de journaalpost in Exact Online.
Die tussenstap is het hele punt van herkenningssoftware. Zou de boeking meteen definitief zijn, dan corrigeer je achteraf in je administratie, met correctieboekingen tot gevolg. Blijft het een voorstel, dan pas je het aan vóórdat er iets vastligt. Hoe completer het voorstel, hoe minder daar nog aan hoeft te gebeuren: een voorstel op regelniveau bevat per factuurregel al een grootboekrekening en btw-code, een voorstel op kopniveau alleen het totaalbedrag.
Hoe komt een boekingsvoorstel tot stand?
- Aanleveren. De factuur komt binnen via e-mail, de mobiele app, upload of als e-factuur via Peppol.
- Herkennen. De software leest leverancier, factuurnummer, datum, bedragen en btw uit. Bij een e-factuur staat die data al gestructureerd klaar.
- Voorstellen. Op basis van eerdere boekingen bij dezelfde leverancier wordt een conceptboeking samengesteld, met grootboekrekening en btw-code per regel.
- Controleren en akkoord geven. Jij kijkt het voorstel na en geeft akkoord. Pas dan wordt de boeking definitief in Exact Online. Hoe je die goedkeuring inricht en wat dat kost, lees je in een apart artikel.
Aandachtspunten bij Exact Online
- Rechten van de koppelgebruiker. Werk je met software die boekingen naar Exact Online stuurt, dan bepaalt de gebruiker waarmee de koppeling is gelegd wat er mag. Bij te weinig rechten krijg je foutmeldingen zoals “Document Type is not allowed”.
- Boekingsregels per administratie. Exact Online hanteert een limiet op het aantal boekingsregels per administratie per maand, afhankelijk van je editie. Bij hoge volumes is dat een punt om vooraf na te kijken.
- Verlegde btw. Bij onderaanneming of een buitenlandse leverancier hoort een andere btw-code. Die keuze maakt de software niet voor je; controleer hem bij de eerste factuur van zo’n leverancier.
- Het document bij de boeking. Zorg dat de pdf altijd meegaat. Bij een controle wil je de boeking en het origineel naast elkaar kunnen leggen, en je bent verplicht de factuur zeven jaar te bewaren.
De routes vergeleken op kosten en werk
| Waar je op let | Binnen Exact Online | Met TriFact365 ervoor |
|---|---|---|
| Herkenningsniveau | Handmatig invoeren, of scanservice op kopniveau | Per factuurregel, met grootboekrekening en btw-code |
| Aanleveren | E-mail en scanservice | E-mail, mobiele app, upload en Peppol in één werkvoorraad |
| E-facturen via UBL of Peppol | Direct inlezen; regels koppel je zelf | Herkend en gekoppeld aan rekening en btw-code |
| Wat je zelf doet | Alles invoeren, of het voorstel controleren | Voorstel controleren en akkoord geven |
| Kosten per factuur | Geen bij handmatig; € 0,39 of € 0,50 via de scanservice | € 0,18 |
Bij tweehonderd facturen per maand scheelt dat verschil van 21 cent ruim veertig euro. Belangrijker is meestal wat er ná het voorstel overblijft: hoe vaak moet je nog een rekening of btw-code aanpassen? Dat bepaalt de werkelijke tijdwinst, en dat zie je pas met je eigen facturen.
Veelgestelde vragen
Een boekingsvoorstel is een ingevulde maar nog niet definitieve boeking: crediteur, factuurnummer, datum, bedragen, btw-code en grootboekrekening staan klaar, maar er is nog niets vastgelegd. Na jouw akkoord ontstaat de journaalpost in Exact Online. Hoe completer het voorstel, hoe minder je nog hoeft aan te passen.
Je opent het inkoopdagboek, kiest de crediteur, voert factuurnummer, datum en bedragen in, kiest de juiste btw-code en koppelt het document aan de boeking. Laat je de factuur eerst herkennen, dan staan die velden al ingevuld als voorstel en controleer je alleen nog.
Ja. E-facturen in UBL-formaat of via Peppol worden rechtstreeks ingelezen, omdat de gegevens al gestructureerd zijn. Exact Online ondersteunt onder meer UBL, Peppol BISv3 en SI-UBL 2.0. Het koppelen van de regels aan grootboekrekening en btw-code blijft wel werk.
In elk Exact Online-abonnement zijn drie automatisch verwerkte documenten per maand inbegrepen. Daarboven activeer je een bundel en betaal je 39 cent per document binnen de bundel en 50 cent daarbuiten.
Die melding wijst vrijwel altijd op onvoldoende rechten van de Exact Online-gebruiker waarmee de koppeling is gelegd. Controleer de rechten van die gebruiker en of de koppeling volledig is ingericht.
Nee. De software maakt een boekingsvoorstel, jij geeft akkoord en pas daarna gaat de journaalpost via de koppeling naar Exact Online. Volledig boeken zonder controle ondersteunt TriFact365 bewust niet.
Niets inhoudelijks. Aankoopfactuur is de term die in België wordt gebruikt voor wat in Nederland een inkoopfactuur heet. Het boeken verloopt hetzelfde.
Tot slot
Een inkoopfactuur boeken in Exact Online is op zichzelf eenvoudig. De vraag is welke route past bij jouw aantal facturen. Tot een stuk of twintig per maand is handmatig prima; daarboven bepaalt vooral hoe vaak je het voorstel nog moet corrigeren wat je echt wint. Test dat met je eigen facturen, niet met een demo.
