Exact Online facturen goedkeuren kan op twee manieren: met de goedkeuringsfunctie in Exact Online zelf, of met een laag ervóór die facturen eerst herkent en daarna langs jouw goedkeurroute stuurt. Functioneel lijken ze op elkaar. Het verschil zit in wat je mag goedkeuren, hoeveel het kost per document en wat een extra gebruiker of administratie je oplevert aan rekening.
Hieronder zetten we beide op een rij, met de tarieven erbij en een rekenvoorbeeld. Alle genoemde prijzen van Exact komen van hun eigen prijspagina en zijn gecontroleerd op 17 september 2026; alle bedragen zijn exclusief btw.
Inhoudsopgave
- Wat is facturen goedkeuren?
- Goedkeuren in Exact Online: wat zit erin?
- Goedkeuren met TriFact365 ervóór
- Inkoopfacturen goedkeuren in Exact Online
- Vergelijking op functies
- Vergelijking op kosten
- Rekenvoorbeeld bij 200 documenten per maand
- Wat het betekent voor een accountantskantoor
- Wanneer je niets extra’s nodig hebt
- Veelgestelde vragen
Wat is facturen goedkeuren in Exact Online?
Facturen goedkeuren, ook wel accorderen, fiatteren of autoriseren, betekent dat een bevoegd persoon akkoord geeft op een inkoopfactuur voordat die wordt betaald. Twee vragen staan centraal. Klopt de factuur inhoudelijk, dus is geleverd wat er staat? En mag deze uitgave, dus is er budget en heeft de juiste persoon getekend? Werk je met Exact Online, dan kun je die controle op twee plekken inrichten: in het pakket zelf of in de laag ervóór.
Bij één administratie en één goedkeurder is dat een formaliteit. Zodra er meerdere mensen, meerdere administraties of meerdere documentsoorten bij komen, wordt het een proces dat je ergens moet inrichten. En dáár loopt de rekening op, want elk systeem telt gebruikers, administraties en documenten op zijn eigen manier.
Goedkeuren in Exact Online: wat zit erin?
Exact Online heeft goedkeuringsflows aan boord. Je stelt stappen in en de software vraagt automatisch akkoord aan de juiste personen, met keuze uit verschillende goedkeuringsactiviteiten zoals een controle op het factuurbedrag of op de bestelde goederen. Drie voorwaarden bepalen wat je daar in de praktijk mee kunt.
- Vanaf de Plus-editie. Opeenvolgend goedkeuren begint bij Exact Online Boekhouden Plus, en dat abonnement kost 99 euro per maand tegenover 49 voor Essentials. In Essentials zit de functie niet.
- Maximaal vijf stappen. Een goedkeuringsflow kent tot vijf opeenvolgende stappen.
- Goedkeurders zijn gratis. Gebruikers die alléén moeten kunnen goedkeuren, maak je kosteloos en onbeperkt aan. Dat is een sterk punt van Exact en het is goed om te weten voordat je gaat rekenen.
Wat je wél per stuk betaalt, is de verwerking van de documenten die je laat goedkeuren. In elk abonnement zijn drie automatisch verwerkte documenten per maand inbegrepen. Daarboven activeer je een bundel: binnen die bundel kost een automatisch verwerkt document 39 cent, daarbuiten 50 cent. Extra gebruikers die méér doen dan goedkeuren kosten 23 euro per maand in Plus en Professional, en 49 euro in Premium. Een extra administratie kost 20 tot 38 euro per maand, afhankelijk van de editie. In Essentials kun je gebruikers noch administraties uitbreiden.
Die bedragen staan op de features- en prijzenpagina van Exact. Controleer ze daar voordat je een keuze maakt, want tarieven veranderen.
Goedkeuren met TriFact365 ervóór
TriFact365 zit vóór je boekhoudpakket. Documenten komen binnen via e-mail, de mobiele app, upload of Peppol. De software herkent ze tot op regelniveau, inclusief grootboekrekening en btw-code per factuurregel, en stuurt ze langs de goedkeurroute die jij hebt ingericht. Pas na akkoord gaat de journaalpost via de koppeling naar Exact Online. Als officieel Exact-partner vervangen we dat pakket dus niet; we leveren er een gecontroleerde boeking aan.
- Autorisatieschema’s met fases. Je maakt een schema aan bij Instellingen, wijst per fase de gebruikers toe die mogen autoriseren en koppelt het schema aan de juiste administratie. Er zit geen limiet op het aantal fases.
- Goedkeuren in de portal of de app. Via het Home-scherm of de werkvoorraad klik je op de status Autoriseren en keur je goed, keur je af of sla je over. In de mobiele app kies je de administratie en doe je hetzelfde onderweg. Een opmerking toevoegen kan, en de volledige autorisatiegeschiedenis blijft zichtbaar.
- E-mailherinneringen. Blijft een factuur liggen, dan krijgt de goedkeurder automatisch een reminder.
- Alle documenttypen in dezelfde route. Bonnen, declaraties en tientallen andere documentsoorten volgen dezelfde goedkeuring als inkoopfacturen, in dezelfde werkvoorraad.
- Negen boekhoudpakketten naast elkaar. Werk je met klanten op Exact Online én op AFAS, Twinfield of SnelStart, dan blijft de werkwijze per klant gelijk.
Eén ding doen we bewust niet: facturen volledig automatisch goedkeuren zonder dat iemand ernaar kijkt. De software maakt het voorstel, jij geeft akkoord. De stappen staan in ons helpcenter onder documenten autoriseren en autorisatieschema aanmaken.
Inkoopfacturen goedkeuren in Exact Online
In de praktijk gaat het meestal om inkoopfacturen: de rekeningen die binnenkomen van leveranciers. Daar zit het risico, want een onterecht betaalde inkoopfactuur haal je zelden terug.
Verkoopfacturen horen er trouwens ook bij. Veel Exact Online-gebruikers maken hun verkoopfacturen in een apart facturatieprogramma en willen ze daarna in Exact Online hebben. Met TriFact365 laat je die facturen herkennen en inboeken, desgewenst met dezelfde autorisatie of procuratie eroverheen. Zo verloopt de uitgaande stroom langs dezelfde route als de inkomende, in plaats van via een aparte import.
Bij inkoopfacturen goedkeuren let je op drie dingen die verder gaan dan een handtekening zetten. Is de prestatie geleverd, klopt het bedrag met de inkooporder of de afspraak, en is de btw-code juist gekozen? Die laatste vraag wordt vaak overgeslagen, terwijl een verkeerd gekozen btw-code pas bij de aangifte opvalt. Herkenning tot op regelniveau helpt daarbij, omdat de goedkeurder dan per factuurregel ziet welke grootboekrekening en btw-code zijn voorgesteld in plaats van alleen een totaalbedrag.
Loopt de goedkeuring vóór het boeken, dan komt een afgekeurde factuur ook niet in je administratie terecht. Keur je pas achteraf goed, dan staat de boeking er al en moet je corrigeren. Welke route je inkoopfacturen naar Exact Online volgen bepaalt dus mede hoeveel controle je vooraf kunt inbouwen.
Vergelijking op functies
| Waar je op let | Exact Online | TriFact365 ervoor |
|---|---|---|
| Opeenvolgend goedkeuren | Vanaf de Plus-editie, maximaal vijf stappen | In elk abonnement, geen limiet op het aantal fases |
| Wat je goedkeurt | Inkoopfacturen | Inkoop- en verkoopfacturen, bonnen, declaraties en tientallen andere documenttypen |
| Waar je goedkeurt | In Exact Online, ook via de mobiele app | In de portal of de mobiele app, met opmerking en autorisatiegeschiedenis |
| Opvolging | Vanuit het overzicht | Automatische e-mailherinneringen aan de goedkeurder |
| Meerdere boekhoudpakketten | Exact Online | Negen pakketten naast elkaar, één werkwijze |
| Herkenning vooraf | Automatische factuurverwerking van Exact | Herkenning tot op regelniveau, met grootboekrekening en btw-code per regel |
Vergelijking op kosten
Hier zit het grootste verschil, en het zit niet in de goedkeuring zelf maar in wat eromheen wordt geteld.
| Kostenpost | Exact Online | TriFact365 bedrijven | TriFact365 accountants |
|---|---|---|---|
| Per verwerkt document | € 0,39 binnen de bundel, € 0,50 erbuiten | € 0,18 | € 0,18 |
| Inbegrepen documenten per maand | 3 | Je betaalt per document | Je betaalt per document |
| Gebruiker die alleen goedkeurt | Gratis en onbeperkt | € 1,65 | € 0,55 |
| Gebruiker die ook documenten inziet of verwerkt | € 23 p/m (Plus en Professional), € 49 p/m (Premium) | € 1,65 | € 0,55 |
| Extra administratie | € 20 tot € 38 p/m, niet mogelijk in Essentials | € 3,15 | € 1,35 |
| Instapkosten | Abonnement vanaf € 49 p/m | Vanaf € 10 p/m, geen implementatiekosten | Geen implementatiekosten |
Let op de derde regel: alleen goedkeuren is bij Exact gratis. Dat klopt en dat is eerlijk om te noemen. Het verschil ontstaat bij de regel eronder, want de meeste mensen die goedkeuren willen ook de factuur zelf zien, een opmerking plaatsen of iets corrigeren. Zodra dat nodig is, is het een volwaardige gebruiker.
Voor kantoren met veel volume bestaat daarnaast een vast abonnement, af te nemen naast Standaard of Plus voor 109 euro per maand extra. Je rekent dan met een vaste prijs per administratie: 3,15 euro per extra administratie, inclusief 100 verwerkte documenten, en 18 cent per document daarboven. Wie per administratie structureel tientallen facturen verwerkt, weet zo vooraf waar de rekening ongeveer uitkomt.
Rekenvoorbeeld bij 200 documenten per maand
Neem een bedrijf dat 200 inkoopfacturen en bonnen per maand verwerkt, met drie mensen die goedkeuren en daarbij het document willen inzien, verdeeld over vier administraties. Hieronder alleen de kosten van verwerken en goedkeuren; het Exact Online-abonnement zelf heb je in beide gevallen, want TriFact365 vervangt het niet. Aan de Exact-kant is gerekend met het Plus-abonnement, waarin twee gebruikers en twee administraties zitten.
| Exact Online | TriFact365 | |
|---|---|---|
| 200 documenten verwerken | 197 × € 0,39 = € 76,83 (3 inbegrepen, binnen bundel) | 200 × € 0,18 = € 36,00 |
| Abonnement voor de verwerking | Bundelkosten, afhankelijk van je pakket | € 10,00 |
| 1 extra gebruiker boven de inbegrepen twee | € 23,00 | 3 × € 1,65 = € 4,95 |
| 2 extra administraties | 2 × € 20,00 = € 40,00 | 2 × € 3,15 = € 6,30 |
| Per maand | € 139,83 plus bundelkosten | € 57,25 |
Ruim twee keer zo laag, en dan is de bundel aan de linkerkant nog niet meegerekend. Verwerk je meer documenten of heb je meer administraties, dan groeit het verschil evenredig mee. Het zit vooral in de 21 cent per document en in de 3,15 tegen 20 euro per administratie.
Wat het betekent voor een accountantskantoor
Op een kantoor telt vooral de vermenigvuldiging. Bij TriFact365 kost een extra administratie 1,35 euro per maand en een extra gebruiker 55 cent. Twintig klantadministraties met tien medewerkers komt daarmee op 27 euro plus 5,50 euro per maand, los van de documenten. Reken dat eens door voor jouw aantal klanten en zet het naast wat je nu per administratie kwijt bent.
De tarieven van Exact Online voor Accountancy wijken af van de Boekhouden-abonnementen die hierboven staan, dus vergelijk die apart via je eigen licentie. Het patroon blijft hetzelfde: daar reken je per administratie en per gebruiker, hier per administratie van 1,35 en per gebruiker van 55 cent.
Daar komt het praktische punt bij dat kantoren zelden alle klanten op één pakket hebben. Zit de ene klant op Exact Online en de andere op AFAS of Twinfield, dan kost elke extra werkwijze inwerktijd en overdrachtsrisico. Eén goedkeurproces over alle klanten heen scheelt dan meer dan het prijsverschil. Lees ook hoe de samenwerking tussen ondernemer en kantoor in Exact Online verloopt.
Meer hierover lees je op de pagina over de koppeling met Exact Online en over goedkeuring met digitale workflows.
Wanneer je niets extra’s nodig hebt
Eerlijk is eerlijk. Werk je met één administratie, verwerk je een handvol facturen per maand en keurt één persoon goed vanaf de Plus-editie, dan kom je met de goedkeuringsflows van Exact Online prima uit. Een extra laag levert dan weinig op en kost wel een extra inrichting.
Het kantelpunt ligt bij het aantal documenten, bij goedkeurders die het document zelf willen zien, bij meerdere administraties, of bij documenten die buiten de inkoopfacturen vallen. Herken je daar één van, dan wordt de vraag niet hoe je het aanzet maar waar je het inricht.
Veelgestelde vragen
Het gaat om dezelfde handeling. Exact Online noemt het goedkeuren van facturen, in TriFact365 heet de stap autoriseren, en in de praktijk zeggen boekhouders vaak accorderen of fiatteren. Zoek je op exact online facturen autoriseren of exact online facturen accorderen, dan bedoel je hetzelfde proces: iemand met bevoegdheid geeft akkoord voordat de factuur wordt geboekt en betaald.
Facturen goedkeuren gaat over de inhoud: klopt de factuur en mag deze uitgave. Betalingen goedkeuren gaat over de uitvoering: mag dit bedrag de deur uit. In Exact Online zijn dat twee aparte stappen. TriFact365 richt zich op de eerste, zodat een factuur al is gecontroleerd voordat de boeking en de betaling aan de beurt zijn.
In elk Exact Online-abonnement zijn drie automatisch verwerkte documenten per maand inbegrepen. Wil je er meer, dan activeer je een bundel; de stappen daarvoor staan in de kennisbank van Exact. Laat je de verwerking door TriFact365 doen, dan betaal je 18 cent per document en gaat de boeking na goedkeuring via de koppeling naar Exact Online.
Ja. Exact Online kent goedkeuringsflows met maximaal vijf opeenvolgende stappen, beschikbaar vanaf de Boekhouden Plus-editie. Gebruikers die alléén goedkeuren maak je daar kosteloos en onbeperkt aan. In de Essentials-editie zit de functie niet.
In elk abonnement zijn drie automatisch verwerkte documenten per maand inbegrepen. Daarboven activeer je een bundel en betaal je 39 cent per document binnen de bundel en 50 cent daarbuiten. Bij TriFact365 is dat 18 cent per verwerkt document.
Bij Exact Online niet, zolang die persoon alléén goedkeurt. Wil de goedkeurder het document ook inzien, een opmerking plaatsen of iets corrigeren, dan is het een gewone gebruiker van 23 euro per maand in Plus en Professional en 49 euro in Premium. Bij TriFact365 kost elke gebruiker 55 cent tot 1,65 euro.
In Exact Online is vijf het maximum. Richt je de goedkeuring in TriFact365 in, dan werk je met autorisatieschema’s zonder limiet op het aantal fases, gekoppeld aan de administratie waar ze bij horen.
De goedkeuring in Exact Online richt zich op inkoopfacturen. Bij TriFact365 volgen bonnen, declaraties en tientallen andere documenttypen dezelfde route, in dezelfde werkvoorraad.
Dat hoeft niet, maar één goedkeurmoment werkt het rustigst. Richt je de goedkeuring vooraan in, dan komt de factuur pas na akkoord in Exact Online terecht en is een tweede ronde daar meestal overbodig.
Die melding wijst vrijwel altijd op onvoldoende rechten van de Exact Online-gebruiker waarmee de koppeling is gelegd. Controleer de rechten van die gebruiker en of de koppeling volledig is ingericht.
Tot slot
Exact Online facturen goedkeuren kan prima binnen Exact zelf, zeker bij één administratie en een korte goedkeurlijn. Loopt het aantal documenten op, willen goedkeurders het document ook zien, of draai je meerdere administraties, dan verschuift de rekening: 18 cent tegen 39 of 50 cent per document, en 55 cent tot 1,65 tegen 23 tot 49 euro per gebruiker. Wil je weten hoe dat bij jou uitpakt? Probeer het 30 dagen gratis met je eigen facturen.
