Accountant koppelen aan Exact Online: zo voorkom je vraagposten en dubbel werk

Je accountant koppelen aan Exact Online betekent dat hij vanuit zijn eigen licentie toegang krijgt tot jouw administratie. Hij telt daardoor niet mee als extra gebruiker, en jij bepaalt zelf wat hij wel en niet mag. De vraag die daarna komt is interessanter: wie doet welk deel van het werk?

Want toegang regelen is zo gebeurd. Het schuurt meestal ergens anders: bij de documenten. Wie levert de facturen aan, wie controleert ze, en wie komt er in de knel als er iets ontbreekt? Hieronder lees je hoe die samenwerking in Exact Online verloopt, waar hij in de praktijk vastloopt, en wat er verandert als je het pakket uitbreidt met pre-accounting software.

Inhoudsopgave

• Hoe werkt het accountant koppelen in Exact Online?
• Taakverdeling tussen ondernemer en accountant in Exact Online
• Waar de samenwerking in Exact Online vastloopt
• Pre-accounting software vóór je boekhoudpakket
• Exact Online uitbreiden: wat verandert er in de samenwerking?
• Wat levert pre-accounting software jullie als ondernemer en accountant op?
• 5 tips om de samenwerking te verbeteren
• Veelgestelde vragen
• Tot slot

Hoe werkt het accountant koppelen in Exact Online?

Je accountant werkt met zijn eigen Exact Online-licentie en koppelt daarmee aan jouw administratie. Hij is dus geen extra gebruiker op jouw abonnement en kost jou in die zin niets. Heeft je accountant geen eigen licentie, dan kan er wel een extra gebruiker voor hem worden aangemaakt, en dan telt hij wél mee. Die koppeling zit in alle abonnementen van Exact Online voor Boekhouden. De actuele stappen staan in de kennisbank van Exact.

Je bepaalt zelf wat je accountant in jouw boekhouding kan doen. Dat is een rechtenkwestie en die is in vijf minuten geregeld. Daarmee is de technische kant klaar, en begint het echte gesprek.

Taakverdeling tussen ondernemer en accountant in Exact Online

Zodra de koppeling staat, moet je afspreken wie welk deel van de administratie doet. In de meeste samenwerkingen maak jij de verkoopfacturen en ontvang je de inkoopfacturen, terwijl je accountant of boekhouder boekt, de btw controleert en de jaarrekening samenstelt. De grens daartussen verschilt per kantoor, en juist daar ontstaan de misverstanden. Drie varianten kom je het vaakst tegen.

• Jij levert aan, het kantoor boekt. De klassieke verdeling. Jij verzamelt bonnen en facturen, het kantoor verwerkt ze. Het risico zit in de aanlevering: wat niet binnenkomt, wordt niet geboekt, en dat merk je pas bij de afsluiting.
• Jij boekt zelf, het kantoor controleert. Steeds gebruikelijker. Jij houdt de administratie bij en het kantoor kijkt mee en corrigeert. Dan moet het kantoor wel kunnen zien wáárop je hebt geboekt, dus het originele document moet bij de boeking zitten.
• Het kantoor doet alles. Jij levert alleen aan. Dan komt de controlevraag juist bij jou terug: wie keurt een factuur inhoudelijk goed voordat die betaald wordt? Het kantoor weet niet of de geleverde dienst klopte.

Welke variant je ook kiest, leg hem vast. Een taakverdeling die alleen in hoofden zit, valt om zodra er iemand op vakantie is of van functie wisselt.

Waar de samenwerking in Exact Online vastloopt

Niet bij de koppeling, maar bij de documentstroom ervóór. Exact Online is gemaakt om boekingen vast te leggen, niet om de aanlevering van documenten te organiseren. Drie knelpunten komen daardoor steeds terug.

• Aanleveren per e-mail. Bonnen in een appje, facturen in een mailbox, een enkele per post. Aan het einde van het kwartaal is niet meer te achterhalen wat er wel en niet is doorgestuurd.
• Vraagposten. Het kantoor ziet een afschrijving zonder factuur en stelt een vraag. Jij zoekt hem op, mailt hem na, en het kantoor moet terug in het dossier. Elke vraagpost kost twee mensen tijd.
• Goedkeuring die nergens is vastgelegd. Wie heeft akkoord gegeven op die factuur van vierduizend euro? Ging dat per mail, dan is het achteraf niet aantoonbaar.

Pre-accounting software vóór je boekhoudpakket

TriFact365 is officieel partner van Exact en gespecialiseerd in pre-accounting software: de laag die het voortraject van de boekhouding regelt. Jaarlijks verwerken we meer dan 10 miljoen facturen en bonnetjes, voor 28.000 administraties en ruim 500 accountancy- en boekhoudkantoren in Nederland.

We vervangen Exact Online niet, we breiden het uit met functies voor het voortraject: aanlevering via meerdere kanalen, herkenning tot op regelniveau, goedkeuring in fases en een archief met historie per document. Daardoor komt er completere en beter gecontroleerde data in je administratie terecht.

Op hoofdlijnen lijkt dat op wat Exact Online zelf ook doet: documenten binnenhalen, herkennen en laten goedkeuren. Het verschil zit in vier details. Alle aanleverkanalen komen samen in één werkvoorraad in plaats van naast elkaar te bestaan. De herkenning gaat per factuurregel, met een voorstel voor grootboekrekening en btw-code per regel, en niet alleen op de kopgegevens. En jij en je accountant kijken naar diezelfde werkvoorraad vóór het boeken, in plaats van allebei naar de geboekte administratie erna. En elk document draagt zijn eigen historie mee, van aanlevering tot goedkeuring, zodat een vraag bij het document zelf wordt gesteld en beantwoord. Dat geeft grip op de datakwaliteit: er ontstaan minder vraagposten, en de vraagposten die er zijn los je sneller op omdat de context er al bij staat. Wat dat in de praktijk betekent, staat hieronder punt voor punt.

Exact Online uitbreiden: wat verandert er in de samenwerking?

Je accountant blijft gekoppeld aan jouw Exact Online en je blijft daarin boeken. Er komt een stap vóór het boeken bij waar jullie allebei bij kunnen. In de tabel hieronder staat op acht punten wat er verandert; de belangrijkste lichten we eronder toe.

Waar het om gaat	Alleen Exact Online	Uitgebreid met TriFact365
Aanleveren van documenten	Per e-mail of via de scanservice	E-mail, mobiele app, upload en Peppol in één werkvoorraad
Waar je accountant kijkt	In jouw administratie, ná het boeken	In dezelfde werkvoorraad als jij, vóór het boeken
Vraagposten	Per mail of telefoon	Opmerking bij het document, zichtbaar voor beiden
Goedkeuring vastleggen	Goedkeuringsflows vanaf de Plus-editie, maximaal vijf stappen	Autorisatieschema met fases, gekoppeld aan de administratie
Historie per document	Per boeking in de administratie	Volledige audit trail: kanaal, wijzigingen, goedkeuring, verzending
Welke documenten je deelt	Facturen en bonnen bij de boeking	Ook contracten, loonstroken en bankafschriften via de Document Hub
Meerdere administraties	Per administratie inrichten	Alle administraties in één omgeving, schema’s herbruikbaar
Klanten op andere pakketten	Niet van toepassing	Negen boekhoudpakketten met dezelfde werkwijze

Aanleveren van documenten

Hier verdwijnt de meeste tijd, en het valt pas op bij de afsluiting. Komt alles per e-mail binnen, dan is een bon die iemand in zijn jaszak hield onzichtbaar tot het kwartaal dicht moet. Met meerdere kanalen naast elkaar, e-mail voor leveranciersfacturen, de mobiele app voor bonnen onderweg, upload voor een stapel en Peppol voor e-facturen, komt alles in dezelfde werkvoorraad. Niet omdat dat sneller is per document, maar omdat je ziet wat er nog ontbreekt.

Waar je accountant kijkt

Kijkt je accountant pas in de administratie, dan ziet hij het resultaat: een boeking die er al staat. Iets aanpassen betekent dan corrigeren. Kijkt hij mee in de werkvoorraad vóór het boeken, dan past hij het voorstel aan voordat er iets vastligt. Dat scheelt correctieboekingen, en bij de btw-aangifte scheelt het uitzoekwerk.

Vraagposten

Een vraagpost kost altijd twee mensen tijd: iemand stelt de vraag, iemand zoekt het antwoord op. Gaat dat per mail, dan raakt het antwoord los van het document en moet je het later opnieuw opzoeken. Staat de opmerking bij het document zelf, dan ziet de volgende die het opent meteen wat er speelde. Vooral bij een collega die overneemt of bij een vraag een jaar later scheelt dat zoekwerk.

Goedkeuring vastleggen

Exact Online kent goedkeuringsflows met maximaal vijf opeenvolgende stappen, beschikbaar vanaf de Plus-editie. Werk je met een laag ervoor, dan richt je de fases in een autorisatieschema in en koppel je dat aan de administratie waar het bij hoort. In beide gevallen gaat het om hetzelfde doel: kunnen aantonen wie akkoord gaf. Het verschil zit in hoeveel stappen je kwijt kunt en of de goedkeuring naast het document vastligt of in het pakket. Meer hierover lees je in het artikel over wat goedkeuren in Exact Online kost en kan.

Historie per document: wat legt de audit trail vast?

De audit trail is uitgebreider dan alleen een tijdstempel. Per document zie je via welk kanaal het binnenkwam, wie het heeft aangeleverd, welke velden zijn aangepast en door wie, wie heeft goedgekeurd of afgekeurd en met welke opmerking, en wanneer de boeking naar Exact Online is gestuurd. Die historie blijft bij het document staan, ook jaren later. Bij een vraag van de Belastingdienst of een controle door het kantoor hoeft niemand een mailbox door te spitten.

Welke documenten je deelt met je accountant

De werkwijze geldt niet alleen voor facturen. In de Document Hub activeer je per omgeving welke documenttypen je wilt verwerken, van bonnen en contracten tot loonstroken en bankafschriften. Elk type volgt dezelfde route: aanleveren, herkennen, goedkeuren en archiveren, met dezelfde historie per document. Voor de samenwerking betekent dat één plek waar alles staat, in plaats van een boekhoudpakket voor de facturen en een gedeelde map voor de rest.

Wat levert pre-accounting software jullie als ondernemer en accountant op?

De winst zit er niet in dat één van beiden sneller werkt, maar dat jullie naar hetzelfde kijken. Zolang jij documenten verzamelt en je accountant ze pas ziet als ze zijn doorgestuurd, blijft er een gat waarin dingen verdwijnen. Vijf dingen veranderen daardoor, en geen ervan vraagt dat je iets aan Exact Online wijzigt.

• Uitval zie je meteen, met de reden erbij. Komt een aangeleverd document niet goed door, dan toont het scherm Ontvangen documenten waaróm: een onleesbare scan, een dubbele factuur of een ontbrekend gegeven. Je lost het zelf op in plaats van dat het weken later als vraagpost bij je accountant terugkomt.
• Autorisatieflows met meer diepgang. Je richt fases in en wijst per fase toe wie mag autoriseren, bijvoorbeeld eerst de budgethouder en daarna de directie. Zo beoordeel jij of de geleverde dienst klopte en controleert je accountant daarna de boeking en de btw.
• Hogere herkenning, minder correctieboekingen. Als officieel partner van Exact Online voor scan en herken werken we met AI-herkenning die in de praktijk meer dan 90 procent haalt en per leverancier bijleert. Hoe langer je het gebruikt, hoe minder er achteraf te corrigeren valt.
• Flexibele samenwerking. Je boekt zelf en laat je accountant meekijken als tweede paar ogen, je doet het volledig zelfstandig met de btw-controle in Exact Online, of je besteedt het boeken helemaal uit. Alle drie kan, en je kunt van model wisselen zonder dat de documentstroom verandert.
• Een dossier dat zichzelf bijhoudt. Elk document bewaart zijn eigen historie, inclusief goedkeuring en opmerkingen. Bij een controle, een vraag achteraf of een collega die overneemt hoeft niemand iets te reconstrueren.

Werk je op een accountants- of administratiekantoor, dan telt daar de schaal bovenop: dezelfde werkwijze over al je klanten heen, ook als die op verschillende boekhoudpakketten zitten. Bekijk wat TriFact365 doet voor accountants- en administratiekantoren, of hoe de factuurverwerking van ontvangst tot boeking verloopt.

5 tips om de samenwerking te verbeteren

Deze vijf ingrepen kosten weinig tijd en halen de meeste ruis uit de samenwerking. Ze werken los van elkaar, dus je hoeft niet alles tegelijk te doen.

• Leg de taakverdeling schriftelijk vast. Wie levert aan, wie controleert, wie keurt goed en wie boekt? Eén A4 volstaat. Een verdeling die alleen in hoofden zit, valt om bij vakantie of personeelswissel.
• Werk met één aanleverpunt per administratie. Geef leveranciers één e-mailadres en laat losse doorgestuurde mailtjes verdwijnen. Zet er een tussenmailbox voor als je volledigheid wilt kunnen controleren.
• Spreek een bedragsgrens af. Bepaal vanaf welk bedrag een tweede persoon meekijkt. Zonder grens wordt alles voorgelegd, of niets, en beide kosten uiteindelijk tijd.
• Zet opmerkingen bij het document, niet in de mail. Dan staat de vraag én het antwoord op de plek waar de volgende persoon kijkt, ook als dat een jaar later is.
• Loop de werkvoorraad wekelijks leeg. Een vast kwartiertje per week voorkomt dat je bij de kwartaalafsluiting alsnog achter documenten aan moet. Dat is de duurste week om dat te doen.

Veelgestelde vragen

Tot slot

Je accountant koppelen aan Exact Online is een kwestie van rechten instellen. De echte winst zit in de afspraak daarna: wie levert aan, wie controleert en wie keurt goed. Leg die volgorde vast en zorg dat het document er altijd bij zit, dan verdwijnen de vraagposten vanzelf.

Als officieel partner van Exact vult TriFact365 dat voortraject in: herkenning tot op regelniveau met grootboekrekening en btw-code per regel, aanlevering via e-mail, app, upload en Peppol, autorisatieschema’s met fases, een audit trail per document en een archief dat aan de bewaarplicht voldoet. Je boekhoudpakket blijft staan, en je accountant houdt dezelfde koppeling. Inrichten kost doorgaans een kwartier en er zijn geen implementatiekosten.

Wil je zien hoe dat met jouw facturen uitpakt? Bekijk de koppeling met Exact Online of probeer het 30 dagen gratis met je eigen administratie.