Voor het facturen maken heb je drie dingen nodig: de gegevens die de wet verplicht stelt, een uniek en doorlopend factuurnummer, en een duidelijke omschrijving van wat je hebt geleverd met de bedragen inclusief btw. Je doet het in een sjabloon, in facturatiesoftware of met een online tool. In dit artikel lees je hoe je in zes stappen een factuur opbouwt, zie je een uitgewerkt voorbeeld met twee btw-tarieven, en lees je welke fouten het vaakst voor uitstel van betaling zorgen.
Voor wie geldt dit? De opzet van een factuur is Europees geregeld in de btw-richtlijn, dus de zes stappen gelden breed. De concrete regels in dit artikel zijn Nederlands: het KVK-nummer, de bewaartermijn van zeven jaar, de kleineondernemersregeling en de btw-tarieven van 21 en 9 procent. Factureer je vanuit een ander land, gebruik dan de stappen en zoek de bedragen en termijnen op bij je eigen belastingdienst.
Zoek je iets specifiekers? Gaat het je om de wettelijke eisen op zich, lees dan wat er verplicht op een factuur moet staan. Wil je weten hoe je hem verstuurt en opvolgt tot de betaling binnen is, kijk dan bij een factuur versturen. En draait het bij jou vooral om aantallen en doorlooptijd, dan vind je in efficiënt factureren de procesmatige kant.
Inhoudsopgave
- Wat moet er verplicht op een factuur?
- Hoe maak je een factuur in zes stappen?
- Een uitgewerkt voorbeeld met twee btw-tarieven
- Veelgemaakte fouten bij facturen maken
- Welk gereedschap gebruik je?
- Wat doe je bij een onbetaalde factuur?
- Wat je klant nodig heeft om je factuur automatisch te verwerken
- Veelgestelde vragen over facturen maken
- Tot slot
Wat moet er verplicht op een factuur?
Een factuur is een officieel document waarin staat wat je aan een klant hebt geleverd en welk bedrag daarvoor betaald moet worden, of dat nu een product of een dienst is. De minimumeisen staan Europees in de btw-richtlijn, maar lidstaten vullen die aan en de factuur volgt de regels van het land waar de levering belastbaar is. De Europese Commissie publiceert de Europese basis op haar pagina over factureringsregels. In de praktijk ziet de lijst er zo uit:
| Jouw gegevens | Naam, adres, btw-identificatienummer en je KVK-nummer |
| Gegevens van je klant | Naam en adres, plus zijn btw-nummer bij een levering binnen de EU |
| Identificatie | Een uniek en doorlopend factuurnummer en de factuurdatum |
| Wat je leverde | Een duidelijke omschrijving met aantallen en stukprijzen, en de leverdatum |
| De bedragen | Bedrag exclusief btw, het toegepaste tarief, het btw-bedrag en het totaal inclusief btw, gesplitst per tarief |
| Betaling | Betalingstermijn of vervaldatum, en je bankgegevens |
Wil je de eisen uitgebreider, inclusief de gevallen waarin extra vermeldingen nodig zijn zoals bij verlegging of de margeregeling, lees dan ons artikel over de eisen waaraan een factuur moet voldoen.
Hoe maak je een factuur in zes stappen?
Een factuur maak je in zes stappen: gegevens verzamelen, nummer toekennen, regels opstellen, btw toepassen, betaalgegevens toevoegen en controleren voor je verstuurt. Stap 1 tot 3 zijn administratief, in stap 4 worden de meeste fouten gemaakt, en stap 5 en 6 bepalen hoe snel je betaald wordt. Per stap lees je hieronder wat je doet en wat je aan het eind in handen hebt.
1. Verzamel de gegevens vooraf
Haal de statutaire naam en het adres van je klant op zoals ze in de opdracht staan, zijn btw-nummer bij een levering binnen de EU, en de referentie die hij je heeft gevraagd te vermelden, zoals een inkoopordernummer of projectcode. Die laatste doet meer dan hij lijkt: een factuur zonder de referentie die het systeem van je klant verwacht blijft vaak liggen totdat iemand uitzoekt waar hij bij hoort. Leg ook de leverdatum vast, want die kan van de factuurdatum verschillen. Resultaat: elk veld gevuld vanuit een bron in plaats van uit je hoofd.
2. Ken een uniek, doorlopend nummer toe
Elke factuur krijgt zijn eigen nummer in een ononderbroken reeks, zodat je administratie van buitenaf te volgen is. Kies een simpel formaat en houd je daaraan, bijvoorbeeld het jaartal met een oplopend nummer. Hergebruik nooit een nummer, laat geen gaten vallen, en los een ingetrokken factuur op met een creditnota in plaats van door het nummer uit je reeks te halen. Gaten en dubbele nummers zijn het eerste waar een controle naar kijkt. Resultaat: een nummer dat herleidbaar en verdedigbaar is.
3. Stel de factuurregels op
Beschrijf per regel wat je hebt geleverd, in welke aantallen en tegen welke stukprijs. Wees specifiek genoeg dat iemand die er niet bij was kan zien wat er is geleverd: “advies” zegt weinig, “advies, 12 uur, project X, juni” zegt alles. Zet posten met verschillende btw-tarieven op aparte regels, want een gemengde regel is later niet correct te coderen. Resultaat: regels die op zichzelf staan, zonder telefoontje ter toelichting.
4. Pas de juiste btw-behandeling toe
Vermeld het bedrag exclusief btw, het tarief per regel, het btw-bedrag en het totaal inclusief btw, gesplitst per tarief. Reken je geen btw, dan moet op de factuur staan waarom: een vrijstelling, de kleineondernemersregeling of verlegging bij een levering aan een buitenlandse ondernemer. In dat laatste geval vermeld je ook het btw-nummer van je klant, en dat controleer je vooraf. Dit is de stap waarvan fouten maanden later opduiken, bij de btw-aangifte van je klant in plaats van bij die van jou. Resultaat: een btw-vermelding die aan beide kanten van de transactie klopt.
5. Voeg de betaalgegevens toe
Noem de betalingstermijn of, beter nog, een concrete vervaldatum, want een datum hoeft niemand uit te rekenen. Zet je IBAN erbij, en het BIC als je buiten het SEPA-gebied factureert. Houd je bankgegevens gelijk aan vorige keer: een leverancier van wie plots het rekeningnummer verandert is het klassieke patroon bij factuurfraude, en een oplettende klant zet de betaling dan stil om het te verifiëren. Resultaat: een klant die kan betalen zonder je eerst iets te hoeven vragen.
6. Controleer, verstuur en bewaar
Loop de factuur nog één keer na tegen stap 1: juiste partij, juiste bedragen, juiste btw, juiste referentie. Verstuur hem daarna via het kanaal dat je klant accepteert en bewaar je eigen exemplaar; digitaal mag. In Nederland geldt een bewaarplicht van zeven jaar voor je administratie, dus bewaar hem zo dat je hem over vijf jaar nog kunt terugvinden. Resultaat: een verstuurde factuur en een exemplaar dat je terugvindt.
Een uitgewerkt voorbeeld met twee btw-tarieven
Stel dat je een training hebt gegeven en daarbij cursusboeken hebt geleverd. Advies en training vallen onder het algemene tarief van 21 procent, boeken onder het verlaagde tarief van 9 procent. Dan hoort de factuur er zo uit te zien:
| Training, 12 uur × € 95,00 | 21% | € 1.140,00 |
| Cursusboeken, 20 × € 18,00 | 9% | € 360,00 |
| Subtotaal excl. btw | € 1.500,00 | |
| Btw 21% over € 1.140,00 | € 239,40 | |
| Btw 9% over € 360,00 | € 32,40 | |
| Totaal te betalen | € 1.771,80 |
Let op wat hier gebeurt: de btw staat per tarief apart, niet als één bedrag van € 271,80. Dat is geen opmaakkwestie maar een eis, en het is ook wat de boekhouding van je klant nodig heeft om de regels op de juiste grootboekrekeningen te zetten. Had je training en boeken op één regel gezet, dan was de factuur niet correct en had je klant hem moeten terugsturen.
Veelgemaakte fouten bij facturen maken
Deze zes komen het vaakst voor, en vijf ervan kosten je vooral tijd bij het binnenhalen van je geld:
- Btw-tarieven samengevoegd op één regel. De totalen kloppen dan wel, maar de factuur is niet te coderen en formeel niet correct.
- Het origineel aanpassen na verzending. Een verstuurde factuur herstel je met een creditnota plus een nieuwe factuur, niet door het bestand te overschrijven.
- Het btw-nummer van een EU-klant niet controleren. Blijkt het nummer ongeldig, dan was het 0%-tarief niet terecht en draai jij op voor de btw.
- De referentie van de klant vergeten. Zonder inkoopordernummer belandt je factuur bij grotere organisaties in een handmatige wachtrij.
- Te laat factureren. De betalingstermijn begint pas te lopen bij ontvangst, dus elke week wachten is een week later betaald.
- Alleen een betalingstermijn noemen, geen datum. “Binnen 30 dagen” moet iemand uitrekenen; een vervaldatum niet.
Welk gereedschap gebruik je?
- Met de hand: een sjabloon in Word of Excel. Werkbaar bij een handvol facturen per maand, maar de nummering en de btw-berekening houd je zelf bij.
- Facturatiesoftware: automatiseert precies de onderdelen die misgaan, namelijk stap 2 en stap 4, en verstuurt meestal ook herinneringen.
- Online tools: gratis of goedkope platforms met kant-en-klare sjablonen, geschikt als je net begint.
Stand van zaken in 2026: e-facturatie is in Nederland verplicht bij leveringen aan de overheid, maar nog niet bij binnenlandse transacties tussen bedrijven; die mag je vrijwillig elektronisch versturen. Europees gaat e-facturatie voor grensoverschrijdende B2B-transacties wél richting verplichting. Een sjabloon in Word kan zo’n gestructureerd bestand niet maken, dus factureer je organisaties in plaats van consumenten, dan scheelt software die dat wel kan je later een overstap. Wat de wet precies zegt, lees je in digitale facturatie in 2026.
Wat doe je bij een onbetaalde factuur?
Begin met een vriendelijke herinnering, want een gemiste betaling is veel vaker een vergissing dan een weigering. Daarna volgt een aanmaning met een duidelijke termijn, en pas dan een incassobureau of een gerechtelijke stap. De volledige route, inclusief hoe je de begeleidende mail formuleert, staat in ons artikel over een factuur versturen en opvolgen.
Wat je klant nodig heeft om je factuur automatisch te verwerken
Er is een kant van factureren die makkelijk buiten beeld blijft: aan de andere kant komt jouw factuur terecht in iemands crediteurenproces. Dat proces is steeds vaker geautomatiseerd, waarbij software je factuur uitleest in plaats van dat iemand hem overtypt. Hoe je de factuur opbouwt bepaalt dus hoe snel hij door de goedkeuring komt, en daarmee hoe snel jij je geld hebt. Een paar dingen maken het verschil.
| Een leesbaar bestand | Een digitale pdf, geen foto van een uitdraai. Tekst die van papier is gescand leest minder betrouwbaar dan tekst die nooit is afgedrukt. |
| Detail op regelniveau | Omschrijving, aantal en stukprijs per regel, met de btw-tarieven gesplitst. Daarmee kan de ontvanger elke regel op de juiste grootboekrekening zetten. |
| Hun referentie | Het inkoopordernummer of de projectcode waar ze om vroegen, op een vaste plek. Zonder die referentie moet iemand intern uitzoeken wie dit heeft besteld. |
| Een vaste lay-out | Elke keer hetzelfde sjabloon. Zowel herkenningssoftware als de mens die controleert werkt sneller op een formaat dat al bekend is. |
| Een gestructureerde e-factuur | UBL via het Peppol-netwerk is de sterkste optie: de gegevens komen binnen in benoemde velden, dus er hoeft niets van de pagina gelezen te worden. |
Dit is de kant waar TriFact365 werkt. Wij maken en versturen geen verkoopfacturen, maar verwerken de inkoopfacturen die binnenkomen. De software herkent de factuur, zet een boekingsvoorstel klaar met per regel een grootboekrekening en btw-code, en na controle en akkoord van de ontvanger komt de boeking in zijn boekhoudpakket met het originele document ernaast. Jouw facturatiesoftware doet dus de uitgaande kant en TriFact365 de inkomende, en een goed opgebouwde factuur is precies wat die tweede helft moeiteloos maakt. Lees hoe je je factuurverwerking automatiseert, of wat e-facturen ontvangen via het netwerk inhoudt.
Veelgestelde vragen over facturen maken
Ja. Elke factuur heeft een uniek nummer in een ononderbroken reeks, zodat je administratie te volgen is. Gaten en dubbele nummers zijn het eerste waar een controle naar kijkt.
Dat mag, en bij kleine aantallen werkt het. Je houdt dan zelf de nummering en de btw-berekening bij, en een sjabloon kan geen gestructureerde e-factuur produceren.
Pas het origineel niet aan. Stuur een creditnota met een verwijzing naar het oorspronkelijke factuurnummer en daarna een nieuwe, juiste factuur met een nieuw nummer, zodat beide documenten herleidbaar blijven.
In Nederland geldt een bewaarplicht van zeven jaar voor je administratie. Dat geldt voor de facturen die je verstuurt én die je ontvangt, en digitaal bewaren mag.
Niet altijd. Een vrijstelling, de kleineondernemersregeling of verlegging bij een levering aan een buitenlandse ondernemer veranderen wat je rekent, en dan moet op de factuur staan waarom.
Per tarief een aparte regel, en onderaan de btw per tarief apart vermelden in plaats van als één bedrag. Bij 1.140 euro tegen 21% en 360 euro tegen 9% staat er dus 239,40 en 32,40, niet 271,80.
Vaak omdat de ontvanger hem niet kan plaatsen. Een ontbrekende inkoopordereferentie, een regel met gemengde btw-tarieven of een gescand beeld in plaats van een digitaal bestand sturen een factuur aan de andere kant naar een handmatige wachtrij.
Nee. TriFact365 maakt en verstuurt geen verkoopfacturen. Het verwerkt de inkoopfacturen die je ontvangt en zet die klaar als boekingsvoorstel voor je boekhoudpakket.
Tot slot
Facturen maken is niet ingewikkeld, maar het moet zorgvuldig gebeuren. Loop de zes stappen door zodat je niets verplichts vergeet, splits je btw-tarieven per regel, en bouw de factuur zo op dat de ontvanger hem kan verwerken zonder je te bellen. Dat is wat zorgt dat je op tijd betaald wordt.
