Een factuur sturen (factuursturen) is een essentieel onderdeel van ondernemen: correct en tijdig factureren zorgt dat je betaald wordt voor je diensten of producten. Maar hoe verstuur je een factuur professioneel en efficiënt? In deze gids lees je wat er op de factuur hoort, hoe je hem verstuurt en hoe je de betaling opvolgt.
Inhoudsopgave
Zorg voor een professionele factuur
Een goede factuur bevat alle wettelijk verplichte informatie. Denk aan je bedrijfsgegevens (naam, adres, KVK-nummer en btw-nummer), de klantgegevens, een uniek en opeenvolgend factuurnummer, de factuur- en vervaldatum, een duidelijke omschrijving van de producten of diensten met aantallen en prijzen, en het totaalbedrag met een duidelijke btw-splitsing. Vergeet ook je betaalgegevens niet. De volledige eisen vind je bij de Belastingdienst, en meer uitleg lees je in onze gids over facturen opstellen.
Kies het juiste middel om je factuur te versturen
- E-mail: de meest gebruikelijke en efficiënte manier. Verstuur de factuur als PDF-bijlage, zodat die niet eenvoudig te wijzigen is, met een duidelijk onderwerp.
- Per post: minder gebruikelijk, maar soms gewenst bij formele of traditionele klanten. Bewaar altijd een kopie voor je administratie.
- Via facturatiesoftware: je boekhoud- of facturatiepakket maakt en verstuurt facturen geautomatiseerd, vaak met automatische herinneringen. Voor zakelijke en overheidsklanten kun je ook een gestructureerde e-factuur (UBL) via Peppol versturen.
Voorbeeld begeleidende e-mail:
| Onderwerp: Factuur [factuurnummer] voor [project/dienst] Beste [naam klant], Hierbij ontvangt u factuur [factuurnummer] voor de door ons geleverde diensten. Wij verzoeken u vriendelijk het totaalbedrag van € [X] vóór [vervaldatum] over te maken naar [rekeningnummer]. Heeft u vragen? Dan horen wij dat graag. Met vriendelijke groet, [je naam en bedrijf] |
Volg de betaling op
Het versturen is pas de eerste stap. Zo zorg je dat je op tijd betaald wordt:
- Stuur een herinnering: is de betalingstermijn verstreken, stuur dan een vriendelijke herinnering, vaak is een betaling simpelweg vergeten.
- Automatische herinneringen: facturatiesoftware kan herinneringen voor je versturen.
- Neem persoonlijk contact op: bij grotere of langdurig openstaande bedragen werkt een telefoontje vaak beter.
Wat te doen bij wanbetaling?
- Stuur een laatste aanmaning: geef een duidelijke deadline en wees professioneel maar direct.
- Schakel een incassobureau in: als de klant na meerdere pogingen niet betaalt.
- Juridische stappen: in uiterste gevallen, zoals een procedure bij de kantonrechter.
En de inkomende facturen? TriFact365
Dit artikel gaat over het versturen van je eigen (uitgaande) facturen. TriFact365 richt zich juist op de andere kant: het automatisch verwerken van je binnenkomende inkoopfacturen. De software herkent die facturen en maakt er een boekingsvoorstel van, dat na jouw controle in je boekhouding komt. Zo houd je beide kanten van je administratie op orde. Ontdek hoe je je factuurverwerking automatiseert.
Veelgestelde vragen over facturen versturen
De meest gebruikelijke manier is per e-mail met de factuur als PDF-bijlage. Ook kun je facturen per post sturen of via facturatiesoftware verzenden, vaak met automatische herinneringen.
Onder meer je bedrijfsgegevens met KVK- en btw-nummer, de klantgegevens, een uniek factuurnummer, de factuur- en vervaldatum, een omschrijving van producten of diensten, en het bedrag met btw.
Meestal als PDF, omdat die niet eenvoudig te wijzigen is. Bij zakelijke en overheidsklanten wordt steeds vaker een gestructureerde e-factuur (UBL) via het Peppol-netwerk gevraagd.
Stuur eerst een vriendelijke herinnering, daarna een aanmaning met duidelijke deadline. Betaalt de klant nog niet, dan kun je een incassobureau inschakelen of juridische stappen overwegen.
Nee. TriFact365 richt zich op de ontvangende kant: het automatisch verwerken van je inkoopfacturen. Je uitgaande facturen maak en verstuur je met je eigen facturatiesoftware.
Tot slot
Een factuur sturen hoeft geen ingewikkeld proces te zijn. Met een goede voorbereiding, duidelijke communicatie en de juiste tools verloopt je administratie soepel en word je op tijd betaald. Zo houd je meer tijd over voor wat je echt graag doet: ondernemen.
