Bij het voeren van je administratie is een van de belangrijkste keuzes of je werkt met het kasstelsel of het factuurstelsel. Bij het kasstelsel boek je op het moment dat er geld binnenkomt of uitgaat; bij het factuurstelsel op het moment dat je een factuur verstuurt of ontvangt. Die keuze bepaalt hoe je je inkomsten en uitgaven registreert en wanneer je btw afdraagt.
Inhoudsopgave
Wat is het kasstelsel?
Bij het kasstelsel registreer je inkomsten en uitgaven op het moment dat het geld daadwerkelijk in of uit gaat. Het wordt vaak gebruikt door kleine ondernemers met directe betalingen, zoals winkeliers en horeca. Een voorbeeld: verkoop je een product en ontvang je direct € 50 contant, dan boek je dat bedrag meteen als omzet. Voordelen zijn de eenvoud en dat je geen openstaande facturen hoeft bij te houden. Nadeel is dat het minder geschikt is als je veel op rekening werkt, en dat je minder zicht hebt op toekomstige inkomsten.
Wat is het factuurstelsel?
Bij het factuurstelsel registreer je inkomsten en uitgaven op het moment dat je een factuur verstuurt of ontvangt, ongeacht wanneer er betaald wordt. Een voorbeeld: je verstuurt op 1 januari een factuur van € 500 en de klant betaalt op 15 januari; toch boek je de omzet al op 1 januari. Dit geeft beter inzicht in toekomstige inkomsten en uitgaven en is geschikt voor bedrijven met veel zakelijke klanten. Nadeel is dat het meer administratie vraagt en dat je de btw soms moet afdragen voordat je het geld hebt ontvangen.
Hoe maak je de keuze?
De keuze hangt af van je bedrijfsactiviteiten en je verplichtingen bij de Belastingdienst. Een korte checklist:
- Heb je veel directe betalingen? → kasstelsel.
- Werk je veel met facturen? → factuurstelsel.
- Moet je verplicht btw afdragen bij het factureren? → factuurstelsel.
Wat zegt de Belastingdienst?
De Belastingdienst heeft richtlijnen over welk stelsel je mag of moet gebruiken. Veel kleine ondernemers met directe betalingen mogen kiezen, terwijl grotere bedrijven en bedrijven die veel op rekening werken het factuurstelsel gebruiken. Twijfel je? Overleg dan met je boekhouder of accountant.
Factuurverwerking bij beide stelsels
Welk stelsel je ook kiest, een actuele administratie is de basis. TriFact365 verwerkt je facturen ongeacht het gekozen stelsel: onze zelflerende AI herkent ze en zet ze als boekingsvoorstel klaar voor je boekhoudpakket. Juist bij het factuurstelsel, waarbij je op factuurdatum boekt, is snelle verwerking waardevol: zo staat je omzet en btw meteen goed in de boeken. Ontdek de factuurverwerking van TriFact365.
Veelgestelde vragen
Bij het kasstelsel boek je op het moment dat er geld in of uit gaat. Bij het factuurstelsel boek je op het moment dat je een factuur verstuurt of ontvangt, ongeacht wanneer er wordt betaald.
Bij het kasstelsel registreer je inkomsten en uitgaven op het moment van betaling. Het is eenvoudig en geschikt voor kleine ondernemers met veel directe betalingen, zoals winkels en horeca.
Bij het factuurstelsel boek je op de factuurdatum, ongeacht wanneer er wordt betaald. Het geeft beter inzicht in toekomstige geldstromen en is geschikt voor bedrijven die veel op rekening werken.
Heb je veel directe betalingen, dan past het kasstelsel vaak beter; werk je veel met facturen, dan het factuurstelsel. De Belastingdienst bepaalt mede wat mag; overleg bij twijfel met je boekhouder.
TriFact365 verwerkt je facturen ongeacht het stelsel: het herkent ze en zet ze als boekingsvoorstel klaar. Bij het factuurstelsel zorgt die snelle verwerking dat je op factuurdatum meteen actueel boekt.
Tot slot
De keuze tussen kasstelsel en factuurstelsel raakt je administratie én je cashflow. Begrijp je bedrijfsprocessen goed en kies het systeem dat daarbij past; twijfel je, vraag dan advies aan een accountant. En welk stelsel het ook wordt: met TriFact365 houd je je facturen moeiteloos actueel.
