Scan en herken voor Exact Online met TriFact365
Met scan en herken voor Exact Online herkent de AI van TriFact365 je facturen automatisch en maakt een boekingsvoorstel dat jij alleen nog controleert. Koppel Exact Online met TriFact365 en verwerk facturen sneller, grotendeels automatisch én met controle, van herkenning tot boeken.
Wat is scan en herken voor Exact Online?
TriFact365 is officieel partner van Exact Online. Scan en herken voor Exact Online betekent dat je facturen en bonnen inscant of uploadt, waarna de AI van TriFact365 de gegevens herkent en een boekingsvoorstel klaarzet in je TriFact365-portal; na jouw controle en verzending komt de boeking in Exact Online. Zo hoef je niets meer over te typen: de scanservice leest leverancier, bedragen en btw uit en koppelt ze via de Exact API rechtstreeks aan je administratie. Deze vorm van Exact Online scanning verloopt volledig automatisch. Daardoor verwerk je facturen sneller, met minder fouten en met volledige controle.
Waar de standaard scan en herken van Exact Online tegenaan loopt
Exact Online heeft een ingebouwde scan-en-herkenfunctie, en voor eenvoudige facturen volstaat die vaak. Bij grotere volumes of complexere facturen lopen gebruikers tegen beperkingen aan, daarom kiezen veel Exact-gebruikers voor TriFact365 als aanvulling.
Met de standaard functie
- Herkenning blijft vaak op kopniveau (leverancier, totaalbedrag, datum), niet op regelniveau, dus je splitst zelf uit naar grootboek en kostenplaats.
- De herkenning leert beperkt bij; nieuwe of afwijkende facturen kosten opnieuw handwerk.
- Autorisatie- en fiatteringsflows zijn basaal.
- De kosten per scan liggen hoger.
Met de slimme pre-accounting software van TriFact365 voor Exact Online
- Hogere kwaliteit AI-herkenning tot op regelniveau, inclusief grootboek- en btw-herkenning.
- Slimme zelflerende AI die doorlopend beter wordt.
- Realtime verwerking zonder wachtrij, doorgaans binnen seconden klaar.
- Uitgebreide autorisatieflows met procuratie en automatische meldingen.
- Meer dan 50% lagere variabele scankosten dan Exact.
| Waar je op let | Standaard in Exact Online | Met TriFact365 ervoor |
|---|---|---|
| Herkenningsniveau | Vooral kopgegevens: leverancier, datum, totaalbedrag | Per factuurregel, inclusief grootboekrekening en btw-code |
| Dubbele facturen | Vallen vaak pas bij de betaling op | Worden gesignaleerd voordat ze in Exact Online komen |
| Vreemde valuta | Handmatig nalopen | Herkend en met de juiste valuta doorgezet |
| Lerend vermogen | Beperkt; afwijkende facturen kosten opnieuw handwerk | Zelflerend per leverancier, in de praktijk boven de 90 procent |
| Autorisatie | Basale goedkeuringsflows, vanaf de Plus-editie | Autorisatieschema’s met fases, procuratie en meldingen |
| Aanleverkanalen | E-mail en scanservice | E-mail, mobiele app, upload en Peppol in één werkvoorraad |
| Documenttypen | Facturen en bonnen | Ook contracten, loonstroken en andere typen via de Document Hub |
| Historie per document | Bij de boeking in de administratie | Audit trail: kanaal, wijzigingen, goedkeuring en verzending |
| Kosten per verwerkt document | € 0,39 binnen de bundel, € 0,50 erbuiten | € 0,18 |
Snelle verwerking
Documenten worden binnen enkele seconden verwerkt.
Betrouwbare prestaties
Reken op een stabiele oplossing die levert wat je verwacht.
Uitmuntende support
Deskundige en persoonlijke support, zodat jij snel verder kunt.
Voordelen van TriFact365 – scanservice en bonnen scannen in Exact Online
Koppel Exact Online met TriFact365 en automatiseer het hele proces van herkenning tot boeking, verder dan de standaard scan en herken. Waar een basisoplossing blijft bij de kopgegevens, herkent TriFact365 tot op regelniveau, leert de AI doorlopend bij en houd je volledige regie. Bekijk alle koppelingen in ons helpcenter.
- Til je Exact Online-boekhouding naar een hoger niveau: stel jouw voorkeuren in en behoud regie, zelfs bij complexe facturen.
- Autorisatie van facturen regel je eenvoudig met een overzichtelijke flow op maat. Collega’s krijgen automatisch meldingen en je ziet altijd waar een factuur zich bevindt.
- TriFact365 ondersteunt functies zoals vreemde valuta, transitorisch boeken, betalingsreferenties en blokkeren tijdens procuratie. Daarnaast profiteer je van slimme AI-technologie voor regel- en grootboekherkenning, automatische journaalposten en realtime koppeling via de Exact API.
Koppel direct
Start vandaag nog met TriFact365. Ontdek hoe onze software je boekhouding optimaliseert.
Volg onderstaande stappen:
Activeer proefversie
Leg koppeling
Plan onboarding
Plan onboarding
Als je hulp nodig hebt, kan een support-medewerker je persoonlijk helpen met het inrichten van TriFact365.
- Persoonlijke begeleiding
Een ervaren medewerker beantwoordt je vragen én biedt hulp bij het instellen en optimaliseren van TriFact365. - Snel geregeld
Richt binnen 15 minuten je administratie in en profiteer direct van een gestroomlijnd proces en maximale efficiëntie. - Volledig kosteloos
Maak je testomgeving gebruiksklaar voor een soepele start, maximale efficiëntie en een probleemloze overstap.
Activeer proefversie
Laat je gegevens achter en ontvang direct een link in de mail waarmee je kunt inloggen.
- 30 dagen gratis en zonder verplichtingen
Volledige toegang tot alle functies, inclusief AI-factuurherkenning, autorisatieflows en de mobiele app. - Eenvoudig en snel aan de slag
Verminder complexiteit en stroomlijn binnen enkele minuten jouw factuurverwerking. - Naadloze koppelingen met jouw boekhoudpakket
Gebruik kant-en-klare plugins voor directe integratie. Behoud de inrichting als je een abonnement afsluit.
Koppel eenvoudig
Binnen enkele stappen is jouw boekhoudpakket verbonden en klaar voor gebruik.
- Eenvoudige installatie
Kies Exact Online, doorloop de handleiding en geef TriFact365 toegang via het Exact App Center. - Veilige gegevensuitwisseling
De koppeling loopt realtime via de Exact API, in beide richtingen. - Flexibel beheer
Voeg direct één of meerdere administraties toe.
Bewaar financiële documenten op één plek
Raadpleeg, deel en beheer eenvoudig financiële documenten, facturen en bonnetjes. Werk soepel samen met collega’s en je accountant voor een efficiënte en georganiseerde administratie.
- Behoud het archief, ook als je overstapt van boekhoudpakket
- Vind facturen eenvoudig terug
- Werk makkelijk samen met je accountant
Exact Online scanning en automatische factuurverwerking
Exact Online scanning is het uitlezen van je facturen en bonnen, zodat je ze niet hoeft over te typen. Dat is de eerste stap van de factuurverwerking, die loopt van ontvangst tot boeking: de factuur komt binnen, de gegevens worden uitgelezen, jij controleert en daarna staat de journaalpost in je administratie. Exact Online biedt daar zelf automatische factuurverwerking voor, waarbij de eerste drie documenten per maand zijn inbegrepen en je daarboven een bundel activeert. Met TriFact365 ervoor loopt diezelfde stroom via één werkvoorraad, met herkenning tot op regelniveau en een tarief van 18 cent per verwerkt document.
Het verschil zit vooral in wat er na de herkenning overblijft. Blijft de uitlezing op kopniveau, dan splits je zelf uit naar grootboekrekening, btw-code en kostenplaats. Herkent de software per factuurregel, dan controleer je alleen nog het voorstel. Bij een handvol facturen per maand merk je dat nauwelijks; vanaf enkele tientallen bepaalt het je doorlooptijd.
- Aanleveren via e-mail, de mobiele app, upload of Peppol, in dezelfde werkvoorraad.
- Exact Online scanning met AI-herkenning per factuurregel, inclusief grootboekrekening en btw-code.
- Autorisatie vóór het boeken, met een audit trail per document.
- Realtime koppeling met Exact Online via de Exact API, voor één of meerdere administraties.
Wat de herkenning aankan bij Exact Online
Een factuur uitlezen is meer dan een bedrag overnemen. Deze drie punten bepalen in de praktijk hoeveel werk er na het boekingsvoorstel overblijft.
Herkenning van btw-codes
TriFact365 herkent per factuurregel welke btw-code hoort bij het bedrag en de leverancier, en stelt daarbij de juiste grootboekrekening voor. Dat scheelt vooral bij facturen met meerdere btw-tarieven op één document, en bij verlegde btw, waar een verkeerde code pas bij de aangifte opvalt. Blijft de uitlezing bij het totaalbedrag, dan splits je die regels zelf uit.
Ontdubbelen: dubbele facturen tegenhouden
Een leverancier die een herinnering stuurt met hetzelfde factuurnummer, of een collega die dezelfde pdf nog eens doorstuurt: zo ontstaat een dubbele boeking, en die merk je vaak pas bij de betaling. TriFact365 signaleert dubbele documenten voordat ze in Exact Online terechtkomen, zodat je ze tegenhoudt in plaats van later corrigeert.
Vreemde valuta
Facturen in dollars, ponden of een andere valuta worden herkend en met de juiste valuta doorgezet naar Exact Online. Doe je zaken met het buitenland, dan hoef je die facturen dus niet apart te behandelen: ze lopen door dezelfde werkvoorraad als de rest.
Verkoopfacturen uit een extern facturatieprogramma
Maak je je verkoopfacturen in een apart facturatieprogramma en wil je ze daarna in Exact Online hebben? Ook die laat je herkennen en inboeken, desgewenst met dezelfde autorisatie of procuratie eroverheen. Zo verloopt de uitgaande stroom langs dezelfde route als de inkomende, in plaats van via een aparte import.
Exact Online integratie: zo werkt de koppeling
De integratie tussen TriFact365 en Exact Online loopt realtime via de Exact API, in beide richtingen. Je geeft TriFact365 toegang via het Exact App Center en doorloopt de handleiding; daarna haalt de integratie je stamgegevens op, zoals crediteuren, grootboekrekeningen en btw-codes. Daardoor sluit het boekingsvoorstel aan op jouw administratie in plaats van op een standaardschema.
Je koppelt één administratie of meerdere tegelijk, en breidt later uit zonder opnieuw in te richten. Na jouw akkoord stuurt de integratie de journaalpost terug naar Exact Online, met het document erbij. Loopt er iets mis, bijvoorbeeld doordat de gebruiker waarmee de koppeling is gelegd te weinig rechten heeft, dan zie je dat per document terug in plaats van dat het stil blijft staan. De stappen om te koppelen staan in ons helpcenter.
Exact Online én Peppol: klaar voor de e-facturatieplicht
Gebruik je TriFact365 met je Exact Online-koppeling, dan ontvang je facturen ook rechtstreeks via Peppol. TriFact365 regelt je Peppol ID, zodat inkomende e-facturen automatisch worden herkend en als boekingsvoorstel klaargezet voor Exact Online. Zo voldoe je zonder extra software aan de e-facturatieregels. Dit werkt ook in België, waar e-facturatie tussen bedrijven sinds 1 januari 2026 verplicht is via Peppol; in Nederland geldt de plicht voor leveringen aan de overheid en wordt B2B via de Europese ViDA-wetgeving rond 2030 verwacht.
- Je krijgt automatisch een Peppol ID, zelf een access point opzetten hoeft niet.
- Inkomende Peppol-facturen worden direct herkend en als boekingsvoorstel klaargezet.
- Werkt met je bestaande Exact Online-koppeling, ook voor Belgische administraties.
De voordelen voor Exact Online-gebruikers samengevat
TriFact365 is officieel partner van Exact Online en gespecialiseerd in pre-accounting: de laag die het voortraject van de boekhouding regelt. Jaarlijks verwerken we meer dan 10 miljoen facturen en bonnetjes, voor 28.000 administraties en ruim 500 accountancy- en boekhoudkantoren. Wat dat concreet oplevert als je met Exact Online werkt:
| Voordeel | Wat het oplevert |
|---|---|
| Hogere herkenning | Meer dan 90% herkenning tot op regelniveau, dus minder correctieboekingen |
| Minder vraagposten | Reden van uitval meteen zichtbaar en zelf op te lossen |
| Audit trail per document | Kanaal, wijzigingen, goedkeuring en verzending vastgelegd |
| Meer functionaliteit | Vier aanleverkanalen, autorisatiefases en de Document Hub |
| Tijdwinst | Geen overtypen, minder zoeken en nasturen; inrichten in een kwartier |
| Lagere kosten | € 0,18 per verwerkt document, tegenover € 0,39 of € 0,50 |
Onder de streep: je verwerkt facturen sneller, met minder correctiewerk en minder vraagposten, tegen een lager tarief per document. Inrichten kost doorgaans een kwartier en er zijn geen implementatiekosten. Bekijk de actuele tarieven bij de abonnementen.
Veelgestelde vragen over scan en herken voor Exact Online
Ja. Exact Online biedt zelf automatische factuurverwerking, met drie documenten per maand inbegrepen en een bundel daarboven. Met TriFact365 ervoor loopt de verwerking via één werkvoorraad, met herkenning per factuurregel en 18 cent per verwerkt document. De journaalpost gaat na jouw akkoord via de Exact API naar je administratie.
Ja. TriFact365 koppelt rechtstreeks met Exact Online via de Exact API. Je facturen en bonnen worden automatisch herkend en als boekingsvoorstel klaargezet, dat jij nog controleert.
Ja. Met de scanservice scan of upload je bonnen en facturen; TriFact365 leest de gegevens uit en zet ze klaar als boekingsvoorstel dat jij nog controleert.
Je activeert een gratis proefversie, selecteert Exact Online en volgt de stappen in de handleiding. Vervolgens staat de Exact Online koppeling binnen enkele minuten klaar voor een of meerdere administraties.
Ja. TriFact365 regelt je Peppol ID, zodat inkomende Peppol-facturen automatisch worden herkend en als boekingsvoorstel klaargezet voor Exact Online. Daardoor ben je ook klaar voor de e-facturatieplicht, ook in Belgie.
Je uploadt facturen, of stuurt ze per e-mail of via de mobiele app naar TriFact365. De AI herkent de gegevens en zet ze klaar als boekingsvoorstel dat jij nog controleert.
Scan en herken zit in de abonnementen van TriFact365; je betaalt dus geen apart tarief per koppeling. Bovendien liggen onze variabele tarieven per scan meer dan 50% lager dan die van Exact, en bij een vast abonnement is het prijsverschil nog veel groter. Je kunt het 30 dagen gratis en vrijblijvend uitproberen. Bekijk de actuele tarieven bij de abonnementen.