Als boekhouder of accountant verschuift je werk steeds meer naar het adviseren van de klant. Om daar tijd voor vrij te maken, neem je je klant mee in het digitaliseren en automatiseren van de factuurverwerking. Een goede start, oftewel een goede klant onboarden, is daarbij het halve werk. In dit artikel geven we je praktische tips om je klant soepel mee te nemen met TriFact365.
Inhoudsopgave
1. Benoem de voordelen
Veel klanten kennen de begrippen digitaliseren en automatiseren wel, maar weten niet precies wat ze ermee opschieten. Maak dat concreet. Voor jouw kantoor betekent het: alles op één plek, een uniforme werkwijze en tijdwinst. Voor de klant: eenvoudig documenten verzamelen, realtime inzicht in de status, en een online archief. Door die voordelen helder te benoemen, krijg je je klant makkelijker mee.
2. Automatiseer de aanlevering
De grootste winst voor de klant zit in het automatiseren van de aanlevering. Veel documenten zijn al digitaal (bijvoorbeeld als PDF), dus die kun je automatisch laten doorsturen naar de administratie, zonder handmatige stappen. Voor papieren bonnetjes is er de mobiele app: een foto maken volstaat. Zijn medewerkers vaak onderweg, maak dan een gratis gebruiker aan en laat ze hun bonnen via de app uploaden.
3. Digitaliseer de goedkeuring
Nog vaak worden declaraties met een handtekening of stempel goedgekeurd. Digitaliseer je dat, dan ontbreken er geen bonnen meer, verkort je de doorlooptijd en heb je altijd online inzicht in de status. TriFact365 biedt daarvoor autorisatie- en procuratieworkflows: een medewerker uploadt via de app een bonnetje, en de verantwoordelijke budgethouder geeft met een simpele swipe akkoord. Voor elke situatie stel je een passende workflow in.
4. Verwerk documenten eenvoudig
Na het uploaden en goedkeuren zet TriFact365 de documenten als boekingsvoorstel klaar voor het boekhoudpakket. Met deze tips beperk je het aantal handelingen tot een minimum:
- Vul de stamgegevens volledig in: hoe completer de gegevens van een relatie (IBAN, KVK, btw-nummer, standaardrekening, btw-code), hoe beter de herkenning. Vermijd dubbele relaties.
- Gebruik de regelherkenning: laat TriFact365 boekingsregels en grootboekrekeningen automatisch voorstellen, en stel standaarddagboeken en -omschrijvingen in.
- Laat het systeem leren: verwerk bij een nieuwe administratie in batches, corrigeer verkeerde voorstellen en blijf dat consequent doen. De AI wordt zo steeds nauwkeuriger.
Meer tips en handleidingen vind je in ons helpcentrum.
Veelgestelde vragen
Het betekent dat je je klant meeneemt in het digitaal en geautomatiseerd verwerken van zijn administratie. Je legt de voordelen uit, richt de aanlevering en goedkeuring digitaal in en zorgt voor een soepele start.
De klant levert documenten eenvoudig aan, heeft realtime inzicht in de status en beschikt over een online archief. Voor het kantoor betekent het alles op één plek, een uniforme werkwijze en tijdwinst.
Laat digitale documenten automatisch doorsturen naar de administratie en laat medewerkers papieren bonnen fotograferen met de mobiele app. Zo hoeft de klant geen handmatige stappen meer te doen.
Ja. Met autorisatie- en procuratieworkflows keurt de verantwoordelijke persoon documenten digitaal goed, bijvoorbeeld met een swipe in de app. Zo ontbreken er geen bonnen en verkort je de doorlooptijd.
Vul de stamgegevens van je relaties volledig in, gebruik de automatische regelherkenning en standaardinstellingen, en corrigeer verkeerde voorstellen consequent. Zo wordt de herkenning steeds nauwkeuriger.
Tot slot
Een goede onboarding maakt het verschil: benoem de voordelen, automatiseer de aanlevering, digitaliseer de goedkeuring en richt de verwerking slim in. Zo digitaliseer je samen met je klant snel en soepel met TriFact365, en maak je tijd vrij voor je rol als adviseur.
