Wil je meer uit automatische factuurverwerking halen? Met deze 15 tips en tricks werk je sneller en efficiënter in TriFact365. Ze zijn handig voor zowel beginnende als ervaren gebruikers, en gaan van slimme instellingen tot handige sneltoetsen. Loop ze rustig door en pak eruit wat bij jouw werkwijze past.
Inhoudsopgave
- Tip 1: Start de instructietour
- Tip 2: Facturen automatisch doorsturen
- Tip 3: E-mails in de Mailbox
- Tip 4: Splitsen, samenvoegen, type wijzigen
- Tip 5: Stamgegevens aanvullen
- Tip 6: Functiescheiding instellen
- Tip 7: Taal van de portal
- Tip 8: Geblokkeerd voor betaling boeken
- Tip 9: Vrijgesteld van btw
- Tip 10: Standaardomschrijving
- Tip 11: Rekenfunctie
- Tip 12: Sneltoetsen
- Tip 13: Controlescherm personaliseren
- Tip 14: Mobiele app
- Tip 15: E-mailherinneringen
- Veelgestelde vragen
Tip 1: Start de instructietour in de portal
De eerste en belangrijkste tip. Op verschillende plekken in de portal is een instructietour beschikbaar die precies uitlegt hoe het scherm werkt. Kom je voor het eerst in een scherm, dan start de tour automatisch. Je kunt de tour later altijd opnieuw doorlopen. Lees meer over de instructietour.
Tip 2: Laat facturen automatisch doorsturen
Steeds meer facturen komen digitaal per e-mail binnen. Die kun je automatisch laten doorsturen naar TriFact365. Elke administratie krijgt een eigen e-mailadres; stuur je facturen daarnaartoe, dan komen ze automatisch in je werkvoorraad. Lees meer over aanleveren per e-mail.
Tip 3: Bekijk aangeleverde e-mails in de Mailbox
Alle aangeleverde e-mails komen in je TriFact365 Mailbox terecht. Daar zie je of een e-mail is aangekomen, welke bijlagen zijn verwerkt en waarom bepaalde bijlagen niet zijn verwerkt. Lees meer over de Mailbox.
Tip 4: Splitsen, samenvoegen en type wijzigen
Wil je aangeleverde documenten nog splitsen, samenvoegen of van type wijzigen? In de werkvoorraad vink je de facturen aan en kies je een actie: splits documenten die uit meerdere facturen bestaan, voeg documenten samen, of verander het type (inkoop of verkoop). Lees meer over splitsen, samenvoegen en het type wijzigen.
Tip 5: Vul de stamgegevens van crediteuren
In het controlescherm vind je handigheidjes die de verwerking versnellen. Vul de stamgegevens van debiteuren en crediteuren zo volledig mogelijk in, zoals IBAN, KVK-nummer en btw-nummer, zodat de software meer unieke gegevens heeft om de factuur aan de juiste relatie te matchen. Stel daarnaast een standaard btw-code, betalingsconditie, crediteuren- en grootboekrekening in voor een zo compleet mogelijk boekingsvoorstel.
Tip 6: Stel functiescheiding in voor gebruikers
Met gebruikersrechten bepaal je welke acties een gebruiker mag uitvoeren en tot welke administraties hij toegang heeft. Zo houd je grip op je processen en zorg je voor een goede functiescheiding. Lees meer over gebruikersrollen en -rechten.
Tip 7: Stel de taal van de portal in
De portal is niet alleen in het Nederlands beschikbaar, maar ook in het Engels, Duits, Frans en Spaans. Als gebruiker kies je zelf in welke taal je met TriFact365 werkt. Lees meer over het instellen van de taal.
Tip 8: Boek facturen geblokkeerd voor betaling
Regel je de betalingen in je boekhoudpakket? Voor AccountView, AFAS, Exact Online, Twinfield en Exact Boekhoud Gemak kun je facturen geblokkeerd voor betaling inboeken. De boeking wordt alvast klaargezet zodra de procuratiewerkstroom loopt. Pas als iedereen heeft goedgekeurd, wordt de boeking vrijgegeven voor betaling. Lees meer over blokkeren voor betaling.
Tip 9: Administraties vrijgesteld van btw voeren
Voor administraties die vrijgesteld zijn van btw is er een speciale functie. De boekingsvoorstellen worden dan automatisch inclusief btw gepresenteerd, zodat je handmatige handelingen voorkomt. Lees meer over vrijgesteld van btw.
Tip 10: Stel een standaardomschrijving in
Per administratie kun je een standaard factuuromschrijving meegeven aan de boeking met zogeheten labels. Zo’n label verwijst naar een veld in het controlescherm en verschijnt tussen blokhaken in het omschrijvingsveld. Bij het boeken worden de labels omgezet naar de ingevulde waarden. Lees meer over de standaardomschrijving.
Tip 11: Bereken bedragen met de rekenfunctie
In de velden Bedrag en Btw zit een rekenfunctie ingebouwd. Daarmee tel je bedragen op, trek je ze af, vermenigvuldig je of deel je. Vul de berekening in, druk op enter en de uitkomst verschijnt. Lees meer over de rekenfunctie.
Tip 12: Gebruik sneltoetsen tijdens het boeken
In het controlescherm zijn diverse sneltoetsen beschikbaar, waarmee je facturen nog sneller verwerkt. Lees meer over de beschikbare sneltoetsen.
Tip 13: Personaliseer het controlescherm
Met de weergaveopties pas je de opbouw van het controlescherm aan. Afhankelijk van je boekhoudpakket zet je dimensies aan of uit; zet je ze uit, dan wordt het omschrijvingsveld automatisch groter. Je kunt de boekingsregels over het hele scherm plaatsen en de PDF-viewer links weergeven. Lees meer over het personaliseren.
Tip 14: Gebruik de mobiele app
Met de mobiele app (iOS en Android) maak je onderweg foto’s van bonnetjes en upload je ze naar TriFact365. Je kunt via de app ook facturen en bonnetjes autoriseren en procureren. Zo werk je je boekhouding overal bij. Lees meer over de mobiele app.
Tip 15: Stel e-mailherinneringen en pushnotificaties in
Gebruik je autorisatie of procuratie? Stel dan e-mailherinneringen in. Na een ingesteld aantal uren ontvang je een reminder dat er nog facturen voor je klaarstaan om te autoriseren of procureren, zonder dat je telkens hoeft in te loggen. Lees meer over e-mailherinneringen.
Zoek je na deze 15 tips nog meer handige suggesties? Ontdek dan de volledige factuurverwerking-software van TriFact365.
Veelgestelde vragen
Dat kan door ze te scannen en te e-mailen naar het unieke adres van je administratie, ze automatisch te laten doorsturen, ze handmatig te uploaden, of bonnetjes te fotograferen met de mobiele app. Ook e-facturen via Peppol zijn mogelijk.
Vul de stamgegevens van je crediteuren zo volledig mogelijk in, zoals IBAN, KVK- en btw-nummer, en stel standaardwaarden in voor btw-code, grootboek- en crediteurenrekening. Zo krijg je een completer boekingsvoorstel.
Ja. Met autorisatie- en procuratieworkflows laat je facturen eerst goedkeuren. Voor diverse boekhoudpakketten kun je een boeking bovendien geblokkeerd voor betaling inboeken tot iedereen akkoord is.
Ja. Met de app voor iOS en Android fotografeer je bonnetjes onderweg en kun je facturen en bonnetjes autoriseren en procureren, zodat je je administratie overal kunt bijwerken.
Zeker. Een instructietour leidt je door de schermen, en met de tips uit dit artikel werk je al snel efficiënter. Zowel beginnende als ervaren gebruikers halen er tijdwinst uit.
